Jak již sám právník přiznal, nemá pravdu. Účinností Obecného nařízení EU nedošlo k žádné změně v možnosti zveřejnění obsahu záznamů jednání zastupitelstva.
Došlo k formálním a informačním změnám: dosavadní registrace u Úřadu pro ochranu osobních údajů je nyní již nepodstatná, nadále nebude vyžadována.
Zároveň upozorňuji na nový aspekt – protože zveřejnění záznamu, na kterém obecně jistě jsou i osobní údaje (např. i jen údaje o vystupujících členech zastupitelstva) jde o zpracování na základě právního titulu oprávněného zájmu správce (tedy vás), neboť tím sledujete svůj zájem informovat veřejnost o jednání zastupitelstva. V takovém popřípadě si správce musí předem vyjasnit, zda a proč jeho zájem převažuje nad zájmy osob, jejichž osobní údaje zpracovává (zveřejňuje). Pro případ kontroly tedy potřebujete mít připravený stručný „balanční test“, v němž si popište:
- Jaký zájem zveřejněním sledujete
- Zda lze cíle dosáhnout jinak (zde uveďte, že zjevně nelze)
- K jakému zásahu do práv osob, jejichž údaje jsou zveřejněny, může dojít. Zde lze popsat, že aktivně vystupující osoby tak činí vědomě na veřejném jednání, nedochází tedy k zásahu do jejich práv, a pokud by náhodně šlo o třetí osoby, které jsou na jednání pouze náhodně zmíněny, aniž by veřejně vystupovaly, anebo aniž by byly příjemci veřejných prostředků, jejichž zveřejnění je v souladu s § 8b Infozákona, pak by u nich mohlo dojít k nevhodnému zásahu do jejich práv. Ovšem právě tyto údaje (stejně jako vždy dříve) je každý správce (tedy vy, která záznam zveřejňuje) povinen ochránit (vystřihnout, vypípnout). Správce tedy provádí opatření, které tyto případné výjimečné zásahy do práv třetích osob dostatečně zajistí a ochrání.
- Výsledně posoudit, zda převažuje zájem na zveřejnění nad zájmem dotčených osob - na základě výše pospaného jistě bude převažovat.
Všechny podrobnosti, které najdete v naší speciální publikaci k tomuto tématu (na jejímž dopadu se účinností Obecného nařízení EU nic nezměnilo), tedy stále platí a můžete se z nich inspirovat zejména co se týká potřebné ochrany některých osobních údajů ve specifických situacích.
Vedle toho má správce nyní podrobnější povinnost informovat subjekty údajů (tedy ty, které na záznamu zachytí), o prováděném zpracování, tedy o zveřejnění.
Konkrétně je povinen podle čl. 13 Obecného nařízení informovat o:
* totožnosti a kontaktních údajích správce (postačí odkazu na webovou stránku, kde jsou na vás kontakty)
* účelu zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právním základu pro zpracování – tedy „zveřejnění záznamu pro lepší informování občanů o jednání zastupitelstva, přičemž právním základem je váš oprávněný zájem informovat veřejnost o jednání zastupitelstva obce;
* oprávněný zájem správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f), kterými je váš zájem informovat veřejnost a zájem veřejnosti (třetí strany) být informován o jednání zastupitelstva obce,
* případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, jimiž je v tomto případě neurčená veřejnost,
* dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy – dobu si stanovte, například na 20 let, s ohledem na dobu volebních období a potřebu znát i historii rozhodování zastupitelstva,
* možnosti požadovat od vás (správce) přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;
* o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu.
Tyto údaje musíte mít na webu, kde poskytujete zveřejněné záznamy. Na samotném jednání, kde záznam pořizujete, musíte podat informaci o tom, že záznam pořizujete včetně alespoň základního kontaktu – tím může být právě odkaz na web, kde všechny výše uvedené informace zveřejníte. Podle našeho výkladu je přesedající povinen na vaši žádost tuto stručnou informaci (že pořizujte záznam a kde o tom lze najít informace) na začátku jednání sdělit. Případně můžete takovou jednoduchou informaci v papírové podobě umístit u vstupu, případě tuto informaci jinak sdělit osobám l které mohou být zaznamenány. To je vhodné si dokumentovat.
K prohlášení právníka: bylo by zajímavé vyžádat si toto jeho sdělení (pokud je oficiálně předal obci) spolu s informací o odměně, za kterou tyto rady či dobrozdání poskytuje.
