Vlastnoruční podpis je nepochybně osobním údajem, protože je připojen k dalším identifikačním údajům podpisující osoby, takže vypovídá o určité osobě. V originální podobě byx též mohl být biometrickým údajem s vyšší ochranou (citlivý osobní údaj podle § 9 Zákona o ochraně osobních údajů, ZOOÚ).

Rejstříkový zákon ukládá ve sbírce listin zveřejnit účetní závěrky. Zákon o účetnictví ukládá zveřejnit účetní závěrku v rozsahu, v jakém jimi byla sestavena (§ 18 odst. 4), tedy i s podpisovým záznamem.

Z tohoto hlediska to tedy vypadá, že zveřejnění podpisu je zpracováním osobního údaje v souladu s § 5 odst. 5 písm. e) ZOOÚ.

Na druhou stranu však jak uvedené ustanovení ZOOÚ, tak § 5 odst. 3 ZOOÚ omezují takové zpracování tak, že nesmí být v rozporu s právem subjektu údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života. Pod tento pojem by bylo možné zahrnout i grafickou podobu vlastnoručního podpisu a z uvedeného důvodu ji ze zveřejněné podoby účetních závěrek vyloučit.

Ve sbírce listin běžně SVJ zveřejňují účetní závěrky bez vlastnoručních podpisů, případně jen s parafami.

Závěr: ve sbírce listin není nutno zveřejnit výroční závěrky s vlastnoručními podpisy. Lze zveřejnit buď kopii závěrky bez podpisů, anebo podpisy anonymizovat (začernit).

Učinit závěr, zda zveřejnění vlastnoručního podpisu bez souhlasu podepsaného je porušením ochrany osobních údajů, není vzhledem k výše popsanému právnímu kontextu jednoznačné. Kloním se k závěru, že jde o porušení ochrany a subjekt údajů (podepsaná osoba) se může u správce údajů domáhat nápravy, případně se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.