Zákon o obcích nestanoví, že by zápis měla provést osoba, nazvaná "zapisovatel". Ze zákona plyne jen to, že obec je povinna pořídit zápis. Odpovědnost za plnění úkolů obce v samostatné působnosti má pro tento případ rada, případně, není-li rada ustavena, starosta. Ti mohou při plnění uvedeného úkolu (pořízení zápisu) uložit jeho splnění obecnímu úřadu. Domnívám se, že tento úkol je vždy více či méně vědomě uložen obecnímu úřadu. 

§ 109/1 zákona o obcích: 
Obecní úřad tvoří starosta, místostarosta (místostarostové), tajemník obecního úřadu, je-li tato funkce zřízena, a zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu. V čele obecního úřadu je starosta.

Osoba, která pořídí zápis, musí tento úkon provést v takovém vztahu k obci, aby za něj vůči obci nesla odpovědnost. Pokud by tedy zápis nepořídil člen úřadu (starosta, místostarosta, tajemník, zaměstnanec obce, zařazený do úřadu), připadala by v úvahu jen možnost externího pracovníka, který tento úkol provede na základě jiného typu smlouvy. 
Z tohoto hlediska (byť je to velmi neobvyklé a nepravděpodobné) by snad mohl zápis pořídit i někdo, kdo není členem úřadu, např. občan, kterého si obec na tuto věc najala.