Jde o situaci prakticky shodnou se streamováním, případně zpřístupněním záznamu z jednání zastupitelstva. U streamu (přenosu) se kloním k názoru, že jde o zpracování osobních údajů (do r. 2018 ÚOOÚ zastával názor, že nikoliv). Od té doby podle Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (ON) je zpracováním také „zpřístupnění přenosem“. Autoritativní výklad této otázky však zatím neznám. Pokud by stream/přenos nebyl zpracováním osobních údajů (OsÚ), pak by stream byla situace upravená pouze občanským zákoníkem. Klíčovými by pak byla toliko jeho ustanovení § 88 (Svolení není třeba v případě, že někdo veřejně vystoupí v záležitosti veřejného zájmu) a § 90 (Zákonný důvod k zásahu do soukromí jiného nebo k použití jeho podobizny, písemnosti osobní povahy nebo zvukového či obrazového záznamu nesmí být využit nepřiměřeným způsobem v rozporu s oprávněnými zájmy člověka). Aplikovaly by se tedy v zásadě základní zásady slušnosti.
Pokud však jde o zpracování OsÚ, je situace upravena podrobněji v Obecném nařízení a klademe si tuto postupnou sadu otázek:
1) jaký je účel takového zpracování OsÚ? Je legitimní?
2) jaký je právní důvod (titul) zpracování? Máme jej?
3) dodržujeme zásadu transparentnosti zpracování OsÚ? Informujeme dotčené subjekty údajů o zpracování a jeho okolnostech?
4) dodržujeme další zásady, zejm. přiměřenosti, minimalizace údajů, přesnosti, doby uložení, zabezpečení?
Pokud je uspokojivě zodpovíme, zpracování můžeme provádět.
ad 1) účelem je transparentně informovat veřejnost o veřejných jednáních, které radnice vede s občany. Zde je důležité uvědomit si, že je na zvážení radnice jako správce údajů, jak pojme určitá jednání, kdy je označí za veřejná, tedy kdy vyhodnotí, že jejich povaha opravdu má a potřebuje být veřejná. Například projednání otázky úpravy vnitrobloku s členy bytového družstva by nejspíše nemělo být označeno a svoláno jako zcela veřejné.
Závěr: Účel je legitimní s ohledem na obecný princip transparentnosti výkonu veřejné správy.
ad 2) Právní důvod (titul) zpracování je možné spatřovat ve splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, tedy důvodu podle čl. 6 odst. 1 písm. e) ON. Právním základem pak je § 35 odst. 2 zákona o obcích: „Obec v samostatné působnosti ve svém územním obvodu dále pečuje v souladu s místními předpoklady a s místními zvyklostmi o vytváření podmínek pro rozvoj sociální péče a pro uspokojování potřeb svých občanů. Jde především o uspokojování potřeby bydlení, ochrany a rozvoje zdraví, dopravy a spojů, potřeby informací, výchovy a vzdělávání, celkového kulturního rozvoje a ochrany veřejného pořádku.“
Závěr: právní důvod máme.
Zde však nutno odkázat na některé výjimky, které uvádíme v naší publikaci týkající se záznamů z jednání zastupitelstev. Samozřejmě platí, že některé specifické případy zaznamenaných informací se musejí ochránit (uvádíme je v kapitolách 5.1.2 Výjimka, kterou je nutno ohlídat, 6.5.1.3 Třetí osoby a 6.7 Shrnutí k ochraně osobních údajů).
ad 3) Při uvedených veřejných jednáních, pokud se mají streamovat, případně zaznamenat a zveřejňovat, je správce samozřejmě povinen dotčené subjekty údajů (účastníky) náležitě informovat. To je rutina, známá z jednání zastupitelstev. Je zde jeden jemný rozdíl – zatímco u jednání zastupitelstva je přímo zákonem stanoveno, že je veřejné (může se účastnit každý), ve vámi uvedených případech veřejných jednáních to zřejmé být nemusí a závisí to na rozhodnutí pořadatele. Proto je třeba tuto informační povinnost plnit jednoznačně a účinně. Podle přesného výkladu zákona o zpracování osobních údajů (doprovodný zákon k Obecnému nařízení, č. 110/2019 Sb.) sice postačuje tyto informace účastníkům poskytovat pouze v rámci informace o zpracování osobních údajů na webu obce (kde by například obecně bylo uvedeno – pokud pořádáme veřejné setkání s občany, zveřejňujeme přímý přenos). Přesto důrazně doporučuji informovat dostatečně již v pozvánce / oznámení a přímo při zahájení jednání.
Co ale už není rutinním zvykem, že součástí informace musí být též upozornění na právo podat námitku. Z této možnosti subjektů údajů pak plyne, že správce při streamování musí být organizačně připravený, pokud někdo na místě požádá například, aby přenos byl na chvíli přerušený, protože chce sdělit něco, co není vhodné k úplnému zveřejnění, tuto situaci vyřešit. Jde o zcela výjimečné, ale lidsky pochopitelné případy, kdy někdo prostě řekne – chtěl bych říci něco citlivého, je možné vypnout přenos či záznam? Pak se musí rychle zvážit, zda převažuje zájem na ochraně anebo zájem na zveřejnění. Podle výsledku se pak ten, kdo chce něco takového říci, musí zachovat (buď to citlivé říci nebo ne). To však platí stejně tak u přenosu ze zastupitelstva (byť si to v praxi asi nikdo neuvědomuje).
Další části povinné informace o tomto zpracování (o přenosu jednání či jeho záznamu) najdeme v čl. 13 ON. Jsou jimi: kontaktní údaje správce, pověřence pro ochranu osobních údajů, účel zpracování, právní důvod a základ pro zpracování, kdo je příjemcem údajů (v tomto případě díky zveřejnění kdokoliv), jak dlouho se v případě záznamu uchová, že mají právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a námitku, na stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Velmi vhodné je také uvést stručný popis zpracování, tedy technický popis streamováním případně záznamu.
Jelikož se připouští tzv. vrstevnatost sdělení těchto informací, je možné na pozvánce, na místě a na začátku jednání uvést jen stručné základní informace (první vrstva) a v ní dále odkázat na webovou adresu, kde budou uvedeny všechny uvedené podrobnosti (druhá vrstva).
Závěr: pokud splníme uvedené informační a organizační podmínky, můžeme zpracování provádět.
ad 4)
a) Již při rozhodnutí o tom, zda stream/přenos provedeme, zvažujeme přiměřenost tohoto opatření. Pokud jde o široce veřejně diskutovanou věc, zájem široké veřejnosti, jistě je přenos z jednání o ní přiměřený.
b) Minimalizaci údajů přirozeně zajišťujeme tak, že snímání zabírá dominantně veřejné funkcionáře a další veřejně vystupující osoby včetně diskutujících. Pasivní publikum by se nemělo systematicky snímat, všeobecný záběr však nevadí.
c) Za přiměřenou dobu zpřístupnění záznamu lze považovat podle okolností dobu, kdy se věc projednává (měsíce, roky). Pokud je již definitivně vyřešena, lze záznam stáhnout ze zveřejnění, ovšem uchovat ho lze jistě i poté. Skutečnost, že šlo o veřejné projednání, totiž implikuje značnou dobu trvání veřejného zájmu na zpřístupnění záznamu. Po delší době, například dvou volebních obdobích, je pak možné jej uchovávat jen v rámci archivace jako historický dokument trvale.
d) Jelikož jde o záznam veřejného jednání a je veřejně přístupný, nehraje roli jeho zabezpečení proti neoprávněnému přístupu. Naopak je nutné zajistit, aby záznam nemohl být neoprávněně vymazaný anebo pozměněný.
Závěr: Pokud výše uvedené podmínky splníme, lze toto zpracování provádět.
