Pokud soubor pdf vznikl pouhým naskenováním z listiny a doplněním textové vrstvy pomocí některého programu OCR (Optical Character Recognition), pak vzniká značné riziko, zda je takto opravdu zachycen ÚPLNÝ textový obsah, protože přechodné ustanovení § 8 odst. 7 ZRS požaduje umožnit alespoň „ÚPLNÉ strojové zpracování textového obsahu“. Program OCR nemusí správně identifikovat nekvalitně zobrazené znaky nebo v blízkosti jiné grafiky, například příček tabulky. Tomuto riziku, které má potenciál ohrozit platnost zveřejnění ve smyslu § 5 odst. 5 ZRS a způsobit tak neúčinnost a následně i neplatnost smlouvy, lze při takto „nešťastném“ vytvoření souboru předejít pouze následnou bedlivou detailní kontrolou získané textové vrstvy. V praxi taková kontrola znamená ze získaného pdf souboru okopírovat veškerý textový obsah, vložit ho do textového editoru (např. word), a zrakově porovnat s původní předlohou, zda některé části nechybí a zda jsou správně přečtené. Pokud chybí nebo mají chyby, nezbývá než vše v textovém editoru doplnit a opravit a namísto vadného souboru pdf zveřejnit takto doplněný soubor v textovém editoru (např. docx).
Pokud byste však formát pdf získali přímou konverzí z excelu (v excelu „ulož jako pdf“), pak lze na základě přechodného ustanovení § 8 odst. 7 ZRS do 31. prosince 2023 vložit přílohu smlouvy (jež je nutno považovat za součást smlouvy) v takto získaném formátu pdf. V tomto případě je záruka úplnosti textového obsahu.
Po r. 2023 však tento postup již nebude akceptovaný, pokud formát pdf nadále nebude splňovat požadavek otevřenosti a strojové čitelnosti (to závisí na vývoji tohoto formátu).
Obdobou tohoto postupu je zkopírování a vložení tabulky z excelu do wordu a vložení takto vzniklého souboru (asi docx) do registru. V tomto případě není podstatné, zda se při zkopírování změnilo grafické rozložení dokumentu. Nevadí ani, pokud je část tabulky zobrazena „mimo stránku“, ale elektronicky v souboru je. Takový postup bude přijatelný i po r. 2023 (docx totiž splňuje požadavek strojové čitelnosti).
Vedle toho je dobré vědět, že podle posledního jednání k otázkám formátů na MV (22. 11. 2019) formát XLSX bude technicky povolen v RS co nejdříve, nejpozději do konce roku 2023, doufám ale, že mnohem dříve. Poté tedy bude možné vkládat do registru smluv přílohy již přímo ve formátu excelu (xlsx).
