Problematika zápisu je košatá. Zákon o obcích nařizuje pouze zcela minimalistický obsah zápisu: musí obsahovat „počet přítomných členů zastupitelstva obce, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení.“

Pojem průběh a výsledek hlasování lze interpretovat různě. Lze ho vykládat i jako „průběh jednání“, pokud slovo průběh vztáhneme k jednání. Spíše se ale výkladově vztahuje k hlasování. Mělo by jít přinejmenším o uvedení počtu hlasů pro a počet přítomných, čehož lze též dosáhnout uvedením počtu proti a tzv. „zdržel se“, což je jen zvyková forma (usnesení je přijato vždy nadpoloviční většinou všech členů).

Takto minimalisticky pojatý zápis prakticky nemá vypovídací hodnotu, blíží se usnesení. Proto se zpravidla zápisy vyhotovují podrobnější, s alespoň stručným záznamem diskuse. Tady se dostávám k jádru vašeho dotazu: pořizování „chytře stručného“ a přitom výstižného zápisu je svého druhu umění, ne každý to dovede. Často takový podrobnější zápis přerůstá a bují v detailní zachycení celých vystoupení a blíží se tak stenografickému zápisu nebo přepisu zvukového záznamu. A to je problém, který asi řešíte, protože je to velmi pracné a často to přináší pramalý užitek.

Závěr:

Vhodné bude ve vašem případě pořizovat zápis pouze ve formě o něco podrobnější, než jen minimalistické pojetí přesně podle zákona a nic nad to. K tomu doporučuji dát si tu práci a najít si na webech několika měst či obcí inspiraci, jak může takový stručný a přesto dostatečně vypovídající zápis vypadat. Vybavuji si zápisy, kdy se pouze uvede jméno diskutujícího, pomlčka a jádro toho, o čem hovořil. Např. „p. Nováček – upozorňuje na problém s obecním rybníkem“. Není třeba vypsat, jak se pan Nováček rozpovídal a co vše o rybníku řekl.

Takový zápis je pak možné a vhodné zveřejňovat na webu.

A k takto pojatému zápisu je pak vhodné pořizovat zvukový záznam a ten archivovat pro případ, kdy by vznikl nějaký konkrétní spor o to, co bylo řečeno při schvalování usnesení. Zcela správně uvádíte, že by to byla řádná příloha zápisu a usnesení se skartačním znakem jakou má zápis a usnesení ZO – A/10.

Určitě takovým postupem neporušujete zákona o ochraně osobních údajů (viz příručky, uvedené na konci). Povolení ÚOOÚ není třeba, ani registraci.

V jednacím řádu lze tyto podrobnosti upravit, má to pak povahu jakési záruky, že se tak řádně postupuje a zastupitelé vědí, že záznam existuje. Samozřejmě nelze v jednacím řádu nějak omezit přístup k záznamu, protože to upravuje jak zákon o obcích, tak zákona o svobodném přístupu k informacím.

Jaký tím vzniká otazník: při případném poskytování zvukového záznamu na žádost podle zákona o svobodném přístupu k informacím vzniká otázka, zda takový záznam obsahuje i chráněné osobní údaje. Zpravidla tomu tak není, byť na malých obcích se občas probírají i dost osobní věci. Na to je takováto rada: zavést již při přípravě podkladů a ve stylu jednání (dost to závisí na předsedajícím, který také může zastupitele instruovat) zvyk, že není třeba jmenovat konkrétní osoby, jejich osobní údaje, ale hovořit (pokud vůbec nutno) o kupujícím, nabyvateli, zájemci, a osobní údaje ponechávat jen v písemných podkladech, které zastupitelé mají k disposici. Pak takový záznam nic problematického neobsahuje. K tomu pak je vhodné, když někdo, kdo má na starosti pořízení zápisu, vidí na záznamové zařízení s časovým údajem, a pokud v diskusi zaznějí nějaké problematické údaje (např. se zastupitel rozpovídá a začne příliš někoho konkrétně jmenovat, říkat o něm soukromé věci, o jeho zdraví apod.), učinit si poznámky k bodům a uvést časový údaj. (Např. „k bodu 22, 12‘25‘‘ OÚ!) Pak je zachyceno, kde na záznamu jsou problematická místa, a pokud dojde k požadavku jeho poskytnutí, lze s ním rychle pracovat a posoudit, zda se záznam musí anonymizovat. Zde připomínám, že občan obce má právo poslechnout si ho celý i s osobními údaji (§ 16/2/e zákona o obcích), pouze pokud by podle z. č. 106/99 Sb. žádal ne-občan obce, musel by se záznam z tohoto hlediska zkontrolovat. A to se moc často neděje.

Podrobnosti ke zveřejňování zápisů a usnesení a k pořizování záznamů najdete na našich starých stránkách:

http://stary.otevrete.cz/knihovna/desatero-otevrene-obce/

a rozsáhlejší popis možností při pořizování záznamů na nových stránkách zde:

http://www.otevrenaspolecnost.cz/knihovna/1404-zverejnovani-audiovizualnich-zaznamu-z-jednani-zastupitelstva-2012