Úřední desku mají různé úřady, zejména všechny správní úřady, obce, kraje, ale i soudy, exekutoři, Rada pro rozhlasové a televizní vysílání atd. Jen některé úřední desky jsou přesně definované, např.:

zákon č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení):

§ 112 
Obecní úřad zřizuje úřední desku, která je umístěna na místě, které musí být veřejně přístupné zpravidla po 24 hodin denně. Úřední deska se zpravidla umisťuje na budově, v níž má své sídlo obecní úřad.

Zároveň Správní řád stanoví:

§ 26 Úřední deska
(1) Každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Pro orgány územního samosprávného celku se zřizuje jedna úřední deska. Obsah úřední desky se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Právní předpisy pak různým úřadům ukládají na této úřední desce zveřejňovat určité dokumenty a informace (např. dle vodního zákona informace o kvalitě pitné vody apod.).
Elektronická podoba úřední desky představuje nutnou podmínku pro to, aby některé informace či dokumenty byly právoplatně uveřejněny, s čímž zákon někdy spojuje vážné právní důsledky, jako je např. platnost majetkoprávního úkonu. Jde však o složitou problematiku přesahující možnosti této odpovědi.

Často na úřední desku ale obec umisťuje i další informace, u nichž tak dává najevo, že mají vysoce oficiální povahu, a dává - do určité míry - záruku jejich pravdivosti a ověření. Jde tedy o dobrovolnou službu té části obyvatelstva, která používá internet, avšak bez právní závaznosti.

A konečně vývěska je prostě vývěska - tu může každý, a v určitých mezích i každý úřad, zřídit k tomu, aby poskytoval veřejnosti určité informace, o kterých to uzná za vhodné. Může ji mít jak fyzickou, tak zejména elektronickou, kdy de facto jde o součást webových stránek povinného subjektu. Bývají na ní zpravidla také tzv. „povinné informace“ podle § 5 Infozákona.