Rozhodnutí o odmítnutí žádosti musí mít náležitosti správního rozhodnutí. 
Po formální stránce se jedná zejména o označení „rozhodnutí“, označení správního orgánu, který rozhodnutí vydal, číslo jednací, datum vyhotovení, otisk úředního razítka, jméno, příjmení, funkci nebo služební číslo a podpis oprávněné úřední osoby. 
Po obsahové stránce je to výroková část, odůvodnění a poučení o opravném prostředku. 
Z výše uvedeného plyne, že ve Vašem případě se o rozhodnutí nejedná a doporučuji proto podat stížnost podle § 16a zákona o svobodném přístupu k informacím. 

Zároveň ale platí, že pokud sdělení (přípis) povinného subjektu má materiální znaky rozhodnutí, lze ho tak posoudit. Materiálními znaky jsou v zásadě to, zda je zřejmé, že je to projev vůle povinného subjektu, zda je zřejmé, že jím je odmítnutí poskytnout informace, zda je zřetelné, v jaké věci (identifikace žadatele, konkrétní žádosti) a konečně zda je obsaženo alespoň nějaké odůvodnění. Bez těchto znaků by přípis nebyl přezkoumatelným rozhodnutím. 

Proto v těchto případech obvykle doporučuji alternativní postup: ve lhůtě podat stížnost (lhůta pro alternativní odvolání je vždy splněna, jelikož přípis neobsahuje poučení o opravném prostředku), ale uvést v ní zároveň, že z důvodu právní nejistoty se podání předkládá zároveň jako odvolání. 
(zodpovězeno ve spolupráci se stážistou: Sandro Grof)