Postup při vymazání byl chybný. Vzniklý záznam je dokumentem ve smyslu archivního zákona (ArchZ):
§ 2 Vymezení pojmů
Pro účely tohoto zákona se rozumí
e) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena,
Takový dokument byl povinen původce (tedy úřad, který jej vytvořil) označit spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu § 64 ArchZ. Dále byl povinen jej po dobu trvání skartační lhůty uložit ve spisovně. Vyřadit dokument smí jen ve skartačním řízení (Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií, § 7/2 ArchZ). Přitom skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu (§ 8/1 ArchZ).
Úřad, resp. konkrétní úřadník tedy porušil Archivní zákon. Vystavil se tím sankci dle ArchZ:
HLAVA V SPRÁVNÍ DELIKTY
§ 73 Přestupky
(1) Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že
a) poškodí nebo zničí archiválii nebo dokument,
Přitom za přestupek podle odstavce 1 písm. a) lze uložit pokutu do 100.000 Kč.
Kontrolu dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vykonává v tomto případě Národní archiv. Doporučuji podat mu podnět k výkonu kontroly.
Otázka, zda úřad při nahrávání oznámil, že pořizuje záznam, je zcela nepodstatná. Úřad záznam nahrál na základě tzv. "úřední licence" dle Občanského zákoníku, a nemusel nic oznamovat (je však slušné to oznámit).
Jiná otázka je, jak se postupuje v případě, kdy požadovaná informace fakticky neexistuje. V takovém případě jsou dvě možnosti: existuje reálná možnost, jak neexistující informaci, která však dle právních předpisů má existovat (úřad nebyl oprávněn ji zničit) obnovit (ze záložní kopie apod.). Pak je povinností úřadu ji obnovit a poskytnout.
Pokud není již taková reálná možnost, pak nezbývá, než žadateli sdělit, že informaci nelze poskytnout, protože neexistuje. Úřad je však povinen poskytnout doprovodnou informaci, což je dle § 3/6 InfZ:
informace, která úzce souvisí s požadovanou informací (například informace o její existenci, původu, počtu, důvodu odepření, době, po kterou důvod odepření trvá a kdy bude znovu přezkoumán, a dalších důležitých rysech).
