Poskytování podkladů pro hosty komise je zcela dobrovolné, nelze tedy jakékoliv jeho omezení právně napadnout. Na druhou stranu je zřejmé, že uvedený postup jako naprosto bezdůvodný a neopírá se o žádný právní důvod.

Mlčenlivost, tak, jak je uvedena ve vaší citaci, je formulována přehnaně. Obec sama navíc nemůže nikomu žádnou mlčenlivost uložit, tu lze ukládat jen zákonem.

Mlčenlivost v této souvislosti existuje jen ve vztahu k osobním údajům. Pravděpodobně se tím chce označit situace, kdy by se členové (a hosté) komise mohli v podkladech seznámit s chráněnými osobními údaji třetích osob. V takovém případě by pak měli povinnost podle zákona o ochraně osobních údajů (§ 15, kde je pro takové případy stanovena mlčenlivost) tyto osobní údaje  chránit, tedy neposkytovat dále.

Ovšem takto stanovená mlčenlivost (ve vztahu k osobním údajům) se vztahuje stejně tak na členy, jako na (pravidelné, předem zvané) hosty komise. Není tedy důvod je při zasílání podkladů odlišovat.

V agendě kulturní komise se nejspíš až na výjimky případ chráněných osobních údajů nevyskytuje. Například pokud jde o údaje o příjemcích grantů, nejde o chráněné osobní údaje.