Nejprve se rozhodněte, zda požádat neformálně (zejm. novináři, členové zastupitelstva, občan na malé obci), nebo formálně dle zákona. Případně nejprve podejte průzkumnou žádost o základní informace – co k dané věci existuje, v jaké technické podobě a struktuře. Teprve podle získaných výsledků formulujte již konkrétně zaměřenou žádost.

Žádost je vhodné formulovat jasně a přehledně, nejlépe v jednotlivých bodech. Body na sebe mohou navazovat, například: 1) zda existují doklady o koupi nemovitosti XY, 2) pokud ano, jaké, 3) pokud existuje smlouva, žádám tuto smlouvu.

Vhodné je začít věcným úvodem – uvést kontext dotazu (pokud je to dobré pro pochopení). Svou žádost však nemusíte nijak odůvodňovat.

Z psychologického hlediska není vhodné žádost zatěžovat hodnotícími soudy a provokovat připomínáním povinností.