Informace o tom, jestli se v daný den nacházela pracovnice úřadu v práci, nebo jestli měla volno, je skutečně jejím osobním údajem. Lze předpokládat, že ji povinný subjekt má k disposici v rámci svých úředních dokumentů (zde pracovněprávních).

Podle Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (ON), které je přímo použitelným předpisem, lze osobní údaje zpracovávat (tedy je i poskytnout) pouze v případech, kdy lze na danou situaci uplatnit přiléhavý právní titul, tedy výjimku z obecné ochrany osobních údajů. V naznačeném případě by obecně mohlo jít o právní titul podle čl. 6 odst 1  písm. e) "zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce". Tímto úkolem je například realizace práva na informace. Dále je lze zpracovávat podle čl. odst 1  písm. f) ON v případě, kdy účelem je oprávněný zájem třetí osoby – zde by šlo o právo konkrétního žadatele na informace. Členské státy EU mohou konkretizovat ve vnitrostátních zákonech tyto případy a zejména mohou odchylně upravit okolnosti svobody informací (podle čl. 85 ON) a speciálně se mohou od ON odchýlit v případě, kdy je o přístup veřejnosti k úředním dokumentům (čl. 86 ON).

V českém právním řádu tyto konkretizace a odchylky představuje § 5 odst. 2 písm. f), zákona o ochraně osobních údajů (č. 101/2000 Sb., ZOOÚ) podle kterého může správce poskytnout osobní údaje, "pokud poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení."

V případě, pokud byste tuto informaci potřebovala z důvodu svého oprávněného zájmu, šlo by též duplicitně (vedle ON) o úpravu podle v § 5 odst. 2 písm. e), ZOOÚ, tj. „nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů …příjemce nebo jiné dotčené osoby“.

Informace, o které jde v tomto konkrétním případě („zda byla v určitý den v práci, nebo zda měla volno“), zřetelně nespadá pod první výše nastíněnou výjimku. Informace o tom, jestli měl v daný den úředník volno, nemá vztah (nebo má vztah jen velmi nepatrný) k jeho úřední činnosti. Na druhé straně se jedná o informaci, která má výrazný přesah do privátního života (úředník byl nemocný, čerpal dovolenou apod.) - právě poskytnutím takové informace by hrozil zásah do osobní sféry.

Pokud je však ve hře nějaká okolnost, pro kterou je znalost tohoto údaje „nezbytná pro ochranu vašich práv a právem chráněných zájmů“, například jste byla významně poškozena tím, že si pracovnice s vámi sjednala schůzku, vy jste zbytečně dorazila, ona nebyla přítomná a vám tím vznikla nějaká vážnější újma (např. ztráta výdělku), pak by byla tato výjimka z obecné ochrany osobních údajů možná a povinný subjekt by vám ji měl poskytnout.

Podobně by se „oprávněný zájem třetí osoby“ dal interpretovat v případě, kdy ne/přítomnost na pracovišti měla za daných okolností významný dopad z hlediska nějakého veřejného zájmu, resp. by kvůli specifickým okolnostem opravdu „vypovídala o její …úřední činnosti“.

Je však otázka, zda to, co vlastně chcete žádostí o informaci zjistit (odhalit), není třeba v žádosti o informace pojmenovat a konkretizovat jinak, než „zda byla v určitý den v práci, nebo zda měla volno“.

Pokud byste tedy byla přesvědčena, že důvody proč tuto informaci požadujete, mají povahu buď vašeho oprávněného zájmu, anebo veřejného zájmu (například, že tato informace se přímo vztahuje k výstupům úřední činnosti úředníka, kvůli nepřítomnosti byla promeškána lhůta apod.), potom můžete žádost podat písemně.

Podle InfoZákona, pokud žadateli není na ústní žádost o informace vyhověno, potom má podat žádost písemně (§ 13 odst. 2). - Tato žádost musí být vyřízena v zákonné lhůtě 15  dnů. - V případě odmítnutí žádosti je potom se možné bránit opravnými prostředky.