Postup úřadu je nesprávný. Povinný subjekt může učinit úkony podle § 14 odst. 5 (případně také některé další úkony podle Infozákona, např. podle § 6 odst. 1 nebo § 17 odst. 3) tak, že nejdříve odešle příslušnou datovou zprávu a vyzve žadatele k potvrzení jejího přijetí v určité přiměřené lhůtě. Pokud by přijetí nepotvrdil, doručí povinný subjekt písemnost následně v listinné podobě. Lhůta je dodržena již prvním pokusem o doručení datové zprávy na elektronickou adresu, kterou žadatel určil jako doručovací. Někdy povinné subjekty tento postup realizují až poté, kdy by žadatel podal stížnost podle § 16a odst. 1 proti nečinnosti.
Totéž uvádí i komentář FUREK, Adam; ROTHANZL, Lukáš. Zákon o svobodném přístupu k informacím a související předpisy: komentář. 2. vyd. Praha: Linde 2012. 1032 s., str. 566.
Jinými slovy, nikde není řečeno, že doručení výzvy lze prokazovat pouze při listinném doručení na dodejku, která se odesílateli vrátí. Úplně stejnou důkazní sílu má obyčejný e-mail s výzvou, na který žadatel též obyčejným e-mailem odpoví a potvrdí doručení. Pokud by někdo chtěl takovou formu „potvrzení“ zpochybňovat, měl by si uvědomit, že úplně stejně lze zpochybnit i dodejku, protože tu může podepsat i jiná osoba na stejné adrese, anebo i obeslaná osoba, pokud se podepíše záměrně jinak než svým podpisem a pak převzetí popře a poštovní doručovatel nebude schopný podat svědectví, že si danou osobu skutečně osobně pamatuje.
Z dotazu není jasné, zda jste e-mailem na první doručenou výzvu doplnil žádost o informace. Není pak následně jasné, proč byla výzva o doplnění žádosti poslána podruhé, když doručení první výzvy bylo potvrzeno. Pokud důvodem byla jen forma, kterou jste doplnil žádost, pak šlo o nesmyslný úkon, jehož následkem již je nečinnost povinného subjektu, jakmile uplynula lhůta pro poskytnutí informace, počítaná od doplnění žádosti (e-mailem). Bylo možné podat stížnost podle § 16a InfZ pro nečinnost.
Pokud jste však e-mailem žádost nedoplnil, pak měl úřad vyčkat 30 dnů a žádost odložit.
Je to tedy celé zbytečná hra, kterou by mohl úřad zjednodušit a přestat žadatele zbytečně zdržovat.
Odchylný postup je u výzvy k doplnění žádosti podle § 14 odst. 5 písm. a), pokud žadatel neuvedl fyzickou adresu pro doručování; v takovém případě nezbývá než výzvu odeslat jen na uvedenou elektronickou adresu. Pokud datová zpráva nebude takto doručena, jde to k tíži žadatele, který zanedbal povinnost podle Infozákona.
