Formát PDF u smluv vkládaných do Registru smluv

Jan Leszkow

6. 12. 2023 | Počet zhlédnutí: 405 | Počet komentářů: 1

Kolegyně, která byla minulý týden na Vašem školení k Registru smluv se mě ptá, zda opravdu nemůže vkládat do registru přílohy ve formátu strojového PDF.

Podle vašich skript ze školení to nejde, protože ISRS formát PDF apriori nečte, i když je vybaven strojově textovou vrstvou (tedy nejde o sken). Podle popisu v FAQ Registru smluv platí, že "Požadavek strojově čitelného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, který je strukturován takovým způsobem, že pomocí programové aplikace z nich lze získat žádané údaje (zjednodušeně řečeno lze jednotlivé znaky dokumentu označit a např. kopírovat). .... Např. formát PDF je přípustný, pokud bude obsahovat textovou vrstvu."

Prosím tedy o upřesnění, zda tedy reálně můžeme smlouvy do Registru smluv vkládat jako PDF s textovou vrstvou nebo ne. 

Dodávám, že obsah vkládáme do Registru smluv přes rozhraní "portál Olomouckého kraje", kde je opět PDF označeno jako přípustný formát.

Oldřich Kužílek

Poradce pro otevřenost veřejné správy

17. 12. 2023

Sousloví „strojové PDF“ je protimluv, formát PDF není strojově čitelný formát. Není ani otevřený formát. Cituji ze společného stanoviska expertů (RNDr. Jakub Klímek, PhD. (FIT ČVUT), doc. Dr. Ing. Dušan Kolář (FIT VUT), doc. Mgr. Martin Nečaský, PhD. (MFF UK), Lenka Kováčová, open data advocate, Nadace OSF, 05. 03. 2019):

„formát PDF nelze obecně označit za beze vší pochybnosti souladný s legální definicí “otevřeného a strojově čitelného formátu".

Popis v FAQ Registru smluv je nesprávný.

Doporučuji postupovat podle doporučení DIA v Metodickém návodu k aplikaci zákona o registru smluv, rámeček na str. 22. Ovšem i „náhradní postupy“ podle bodu 2 a 3 jsou z právního hlediska rizikové, a navíc nouzový postup podle bodu 3 je paradoxní, protože fakticky znamená vytvoření „kontrolního textu smlouvy“, kdy je pak vlastně lepší vložit do registru smluv tento kontrolní (zkontrolovaný) text ve formátu docx, neboť ten nemůže být zpochybňován z hlediska formátu, zatímco formát pdf se zkontrolovaným textem je stále silně zpochybnitelný.

Stanovisko MV k formátům smluv zveřejňovaných po roce 2023, na které Metodika DIA upozorňuje, je také zásadně nesprávné a nedoporučuji se jím řídit. Jde o zjevné účelové překroucení právního výkladu. Definice otevřeného a strojově čitelného formátu neplatí pouze pro zákon č. 106/1999 Sb., ale jde o celoevropsky platné definice, plynoucí např. ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1024 ze dne 20. června 2019 o otevřených datech a opakovaném použití informací veřejného sektoru.

Na školení jsem neuváděl, že „ISRS formát PDF apriori nečte“, uváděl jsem naopak, že jej čte a zpracuje, ale že to neznamená, že by se tím formát pdf stal otevřeným a strojově čitelným. Sdělení na webu registru smluv, že pdf je (technicky) přípustný formát, je pouze technickou informací, nikoliv právní skutečností, která by vyřešila povinnost vkládat smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu.

Zásadně doporučuji vkládat smlouvy ve formátu původního textového editoru (nejčastěji word – docx). Vkládání ve formátu pdf představuje neodhadnutelné riziko právní neplatnosti takového vložení smlouvy a tedy její neúčinnost a po 3 měsících ztrátu platnosti smlouvy.

Vkládat reakce mohou jen přihlášení uživatelé!
Nemáte ještě u nás účet? Zaregistrujte se!

Nenašli jste odpověď na váš problém? Nezoufejte, popište nám
ho a my vám odpovíme.

Souhlasíte, že úřady nemají občanům nic tajit?

Donoři

V minulosti podpořili také

RSJ SCIO GopayFond Otakara MotejlaUS embassy