Zápisy z jednání ZO, výborů ZO, RM a komisí RM se anonymizují pouze v tom rozsahu, v jakém je nutné omezit právo na informace žadatele, zpravidla jde o osobní údaje (§ 8a InfZ). Zatímco osobní údaje zastupitelů obce, úředníků, funkcionářů, ale i vystupujících občanů v základním rozsahu (jméno, příjmení, funkce) je možné v zápisu ponechat (§ 5 odst. 2 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů), osobní údaje ostatních občanů, o kterých se jedná, které na jednání zazněly, je třeba zpravidla (až na výjimky uváděné dále) anonymizovat, aby nedošlo k zásahu do jejich práv.
Platí tedy prakticky stejná pravidla, jako u zápisů z jednání Rady obce.
Zveřejňované zápisy komisí a výborů je tedy nutno anonymizovat v té míře, aby se nezveřejnily zejména chráněné osobní údaje. Anonymizace však nemusí představovat větší problém.
V zápisech se typicky mohou vyskytovat osobní údaje druhých osob (obvykle těch, o kterých se projednává agenda). U těch je třeba rozlišit ty, které lze zveřejnit, a ty, které je nutno chránit.
Zde lze ze zkušenosti říci, že zveřejnit lze (resp. není nutno anonymizovat) obvykle již jinak oprávněně zveřejněné údaje, např. kdo je majitelem určité parcely (je zveřejněno v katastru nemovitostí).
Dále lze zveřejnit základní údaje o příjemcích veřejných prostředků, například kdo jako fyzická osoba (u právnické osoby se nic nechrání) obdržel určitý grant (zde nutno zvážit, zda veřejné prostředky již byly přiděleny, anebo se teprve o tom jedná – pak ještě o příjemce nejde). I zde však nelze uvádět například plné datum narození, přesnou adresu apod. Existují i další zvláštnosti, například, že již jen přihlášení se do veřejného výběrového řízení představuje dle judikatury udělení souhlasu s poskytnutím údajů (v přiměřeném rozsahu), případně i se zveřejněním.
V případě orgánů, které typicky projednávají agendu, v níž se projednávají věci ze soukromí a vyskytuje se hodně chráněných osobních údajů, nebo dokonce zvlášť chráněná kategorie tzv. „citlivých osobních údajů“ (zejm. o zdraví), je klíčové pojetí stylu zápisu. I z orgánů, které projednávají mimořádně citlivé otázky, například svěření dítě do péče, lze pořizovat zveřejnitelné zápisy. Například Praha 6 zveřejňuje i zápisy z Komise pro sociálně - právní ochranu dětí (zvláštní orgán), kde se však řešené případy popisují naprosto anonymně bez možnosti identifikovat, o koho jde. Zápis má pak spíše povahu rešerše či popisu řešeného problému, bez osobních údajů druhých osob i bez jiné možnosti identifikovat osobu (např. i pouhý údaj o konkrétní škole a třídě jinak anonymního dítěte by vedlo k jeho identifikaci).
Pokud jde o agendy, kde chráněné osobní údaje jsou spíše řídce, lze zápisy pro zveřejnění anonymizovat například na iniciály osob, o kterých se jedná.
Příklad zveřejněného zápisu komise Komise pro sociálně bytové otázky na Praze 6:
3. Nové žádosti o pronájem bytů ze sociálních důvodů / azylový dům
K. N.
Návrh usnesení: komise doporučuje pronájem stávajícího bytu ze sociálních důvodů, na dobu určitou v délce 1 roku, tj. od 01.10.2015 do 30.09.2016, výše nájemného bude stanovena dle usnesení RMČ č.2296/09.
hlasování: +8 - 1 z 0
Závěr: usnesení bylo přijato
B. Č.
Návrh usnesení: komise doporučuje pronájem bytu ze sociálních důvodů, na dobu určitou v délce 6 měsíců, výše nájemného bude stanovena dle usnesení RMČ č.2296/09.
hlasování: + 2- 5 z 2
Závěr: usnesení nebylo přijato
V případech komisí / výborů, které projednávají agendu v zásadě bez osobních údajů, lze pak zápisy koncipovat zcela přesně popisným způsobem, s uváděním konkrétních údajů (např. o firmách, parcelách, stavbách apod.).
Otázky zveřejnění konkrétních údajů na internetu jsou poměrně rozvětvené. Určitě ale lze najít i prostou intuicí a obecným právním povědomím takový tvar zápisu a jeho anonymizace, kdy se zveřejněním nezpůsobí žádný zásah do chráněných práv druhých osob.
V nejasných případech se obraťte na naši poradnu.
Přístupnost archivu úřední desky:
Na úřední desce se mimo jiné zveřejňují dokumenty, u kterých povinnost zveřejnění stanoví nějaký právní předpis. Ten obvykle ukládá zveřejnit celý dokument nebo jeho podstatnou část, a tím pádem představuje oprávnění ke zveřejnění i osobních údajů, které dokument obsahuje (typicky jde o dražební vyhlášky nebo o oznámení stavebního úřadu). Povinnost uveřejnit na ÚD je někdy časově vymezená a jen po tuto dobu je tedy úřad oprávněn obsažené osobní údaje zveřejnit. Po této době, resp. Po navazující přiměřené době, již není oprávněn je zveřejnit.
Věc je ještě komplikovaná tak, že v některých případech je uložena jen povinnost zveřejnit, ale není stanoveno, po jakou dobu. Pak se postupuje přiměřeně. Některé úřady ponechávají dokumenty zveřejněné ještě po určitou dobu (např. 90 dní) po prvotní době zveřejnění, což je přípustné s hledem na účel zveřejnění osobních údajů.
Praktický postup by tedy měl být takový, že dokumenty, zveřejněné na úřední desce, je třeba rozlišovat na ty, které obsahují osobní údaje zveřejnitelné jen po stanovenou dobu. Ty, které obsahují osobní údaje zveřejnitelné jen na přesně stanovenou určitou dobu, se musejí poté ukrýt a nesmějí být dále veřejně dostupné. Ty, které je povinnost pouze zveřejnit bez stanovení přesné doby, se ukryjí po přiměřené době, například po 90 dnech. Znamenaná to, že veřejně dostupná část archivu úřední desky by měla obsahovat jen takové dokumenty, které neobsahují osobní údaje, zveřejnitelné jen po určenou dobu.
Jelikož jde ale o mimořádně složitou problematiku závisející především na zvláštních předpisech, ukládajících tato zveřejnění na úřední desce, které nemůžeme všechny analyzovat, doporučujeme též poradit se s pracovníky některých větších měst, kteří zveřejňování na úřední desce provádějí.
