Přístup k informacím - Otevřená Společnost

Registr smluv

Věra Kudelová

25. 6. 2020 | Počet zhlédnutí: 1075 | Počet komentářů: 1

Jedná se mi hlavně o hodnotu, kterou zveřejnit v RS.

1. V roce 2012 jsme uzavřeli nájemní smlouvu na dobu neurčitou, která samozřejmě není zveřejněna. Nyní se řeší z důvodů formálních úprav (název organizace, chybné uvedení IČ) vydání dodatku k této smlouvě nebo smlouva nová, to je na rozhodnutí zřizovatele.

Předmětem plnění: máme od obce pronajato jedno patro budovy, kde se nachází detašované pracoviště naší školy. Nájem jako takový neplatíme, ve smlouvě je stanoveno, že nám pronajímatel (obec) 2 x ročně vyfakturuje poměrnou část nákladů na energie a svoz odpadu. Není mně jasné, jak uvést cenu. Když jsem vyhledala 3 roky zpětně, tak fakturovaná částka byla přibližně 60 000 Kč/1 rok. Do ceny plnění mám uvést 300 000 Kč (60 000 Kč x 5 let)? A co nájem, my vlastně žádný neplatíme, musí se uvést např. jeho odhad nebo nějak zjistit cenu v místě obvyklém nebo to není zapotřebí a stačí uvést do RS pouze předpokládanou cenu za energie. Pronajímatel je plátce DPH, ve faktuře žádnou daň neuvádí, jedná se vlastně o přefakturaci. Cenu uvést tedy do kolonky bez DPH ?

2. Jak si ověřím, že používám správný formát ke zveřejňování smluv? Doposud používám program, kterým si naskenovaný obrázek upravím do otevřeného a strojově čitatelného formátu, ale to zřejmě lze používat pouze do 31.12.2023. Je někde postup, vzor jaký formát používat a jak ověřím, že je správný?

3. Musí být objednávka podepsaná dodavatelem?

4. Fyzická osoba podnikající má většinou shodnou adresu bydliště a sídla. Co v tomto případě uvést do metadat? Na objednávce má uvedeno např. Masarykovo náměstí 58, Zlín. lze toto uvést i do metadat nebo tam uvést pouze Zlín? Ve veřejném živnostenském rejstříku se nyní již adresa bydliště nezobrazuje, tudíž nelze ověřit.

5. Každý rok obdržíme od stejné fyzické osoby účelový finanční dar ve výši 30 000 Kč . Doposud nezveřejňujeme, je to prosím Vás správně?

Oldřich Kužílek

Poradce pro otevřenost veřejné správy

30. 6. 2020

ad 1: Nárok na přesné uvedení ceny není kritický, postačí jakákoliv rozumná částka. Nejlepší a nejvíc odpovídající realitě je v případě smlouvy na dobu neurčitou (v tomto případě předpokládám) uvést odhad za pět let, tedy jak uvádíte 300 000 Kč (60 000 Kč x 5 let). Cenu je možné uvést do kolonky bez DPH a nevadí uvést ji i do kolonky s DPH ve stejné výši.

Odhad výše promíjeného nájmu není potřeba, má význam pouze pro otázku, zda smlouvu zveřejnit či nikoliv, což v tomto případě je vyřešeno.

Ad 2: Do konce r. 2023 lze smlouvu zveřejnit v jakémkoliv formátu, ze kterého můžete překopírovat obsažený text. Typicky to může být pdf s textovou vrstvou (samozřejmě i docx, rtf, txt, odt. apod.). Podmínkou je však, že takto textově čitelný je plný textový obsah smlouvy. Proto není vhodné skenovat z papíru, kdy se často některé části obrazu nepřečtou správně! Pokud používáte program, kterým si naskenovaný obrázek upravíte do formátu s textovou vrstvou (pozor, v žádném případě nejde o strojově čitelný!), je nutné vždy po této operaci plným překopírováním textového obsahu do textového editoru (např. word) zkontrolovat, zda opravdu celý text je bezchybně čitelný.

Nejčastěji dnes používaným formátem, který splňuje podmínku otevřeného a strojově čitelného formátu jsou formáty docx, odt. Ty budou v pořádku i po r. 2023.

Předpokládám, že postup a vhodné formáty budou zveřejněny v aktualizované metodice ministerstva vnitra, na které se ještě nyní pracuje.

Ověření správnosti formátu spočívá v posouzení skutečných schopností formátu podle zákonné definice. Pro stropově čitelný formát je podmínkou úplný přenos nejen textového obsahu, ale také plné struktury (např. přiřazení obsahu buněk tabulky ke správně určené buňce).

Ad 3: Nemusí, podstatné je vědět, kdy byla smlouva uzavřena, což je třeba vložit do metadat. Vrácení objednávky s podpisem k tomu velmi prakticky slouží, není to však jediná možnost. Podpisem se přitom nemyslí jen grafické zobrazení ručního podpisu, ale i jakékoliv textové či grafické označení podepisující osoby (např. text Josef Novák, vedoucí odbytu).

Ad 4: U FOP je nejlepší uvést jméno, příjmení, IČ, pak již žádné další údaje nejsou potřebné. Adresa sídla může být adresou bydliště, a tu je třeba chránit, tedy neuvádět. V RŽP se stále Adresa sídla zveřejňuje.

Ad 5: Jde o jednotlivé dary a darovací smlouvy, nedochází ke kumulaci, smlouva se nezveřejňuje.

Jana Navrátilová

31. 7. 2020
Dřevohostice

Jak opravit zveřejnění v registru smluv, když jsme omylem uvedli více smluvních stran. Ve zveřejněné smlouvě je pouze jeden dodavatel. Je to chyba a jak ji opravit? Děkuji.

Jana Navrátilová

31. 7. 2020
Dřevohostice

Zveřejnili jsme objednáku v čitelném formátu a potvrzení objednávky jako scan. Je nutné provést opravu nového potvrzení objednávky v čitelném formátu a znovu zveřejnit?