Odložení žádosti v případě, kdy žadatel do 30 dnů nedoplnil údaje o sobě podle § 14 odst. 2 Infz, fakticky ukončuje řízení, zasahující do práv žadatele. Jde proto o rozhodnutí ve smyslu  § 65 soudního řádu správního, které podléhá soudnímu přezkumu. I když to Infozákon výslovně neuvádí, měla by se proto žádost odložit podle § 14 odst. 5 písm. a) formalizovaným, písemným úkonem, a žadatele o tom vyrozumět. Nejde však o rozhodnutí podle § 15 InfZ.

Konkrétně by tedy pracovník, vyřizující žádost, měl do spisu založit dokument "Odložení žádosti" (či jinou formou udělat to, co uvádíte jako "do spisu napsat informaci o odložení") a stručně v něm uvést důvod odložení (jak popisujete výše). Jde o jinak právně neupravený úkon, nejde o usnesení podle správního řádu, protože ten se na danou situaci neuplatní.

Zároveň se o tom vyrozumí žadatel - podle formy doručení žádosti lze použít e-mail nebo obyčejný dopis, nic nebrání též použít tyto formy s "doručenkou", tedy žádat e-mailem potvrzení příjmu (pokud nedojde, přejít na doručení dopisem analogicky k postupu podle správního řádu), anebo doporučeným dopisem.

Pokud povinný subjekt žadatele o odložení nebude informovat, neporušuje zákon, žadatel se může bránit stížnosti, nicméně více lze doporučit výše uvedený postup.

Otázka "kdo v tomto případě je považován (nejlépe který úředník) za povinný subjekt" je trochu zvláštní - povinným subjektem je váš úřad jako celek, za který jedná v dané agendě určený pracovník.