K uzavření smlouvy postačuje identifikovat stranu smlouvy. Podle § 3019 Občanského zákoníku „Údaji, podle nichž lze člověka zjistit, jsou zejména jméno, bydliště a datum narození, popřípadě identifikující údaj podle jiného právního předpisu.“

Údaj o OP je tedy nadbytečný, ovšem v rámci smluvní volnosti nelze vyloučit, že druhá strana takový údaj požaduje.

Pouze rodné číslo je specificky regulováno a jeho použití je omezeno. Podle § 13 odst. 9 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), je rodné číslo oprávněna užívat nebo rozhodovat o jeho využívání v mezích stanovených zákonem výlučně fyzická osoba, které bylo rodné číslo přiděleno (nebo její zákonný zástupce); jinak lze rodné číslo využívat jen v případech stanovených v § 13c tohoto zákona.

Podle něj by zaměstnavatel směl využívat rodné číslo je tehdy, pokud tak stanoví zvláštní zákon, nebo se souhlasem nositele rodného čísla.

Souhlas vylučujete, a žádný zákon nestanoví, že k uzavření pracovní smlouvy je nutno uvést rodné číslo.

Zaměstnavatel však má povinnosti podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, § 25 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, a § 46 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Podle nich musí uvedeným orgánům sdělovat rodné číslo zaměstnance. Pokud tedy vaše pracovní smlouva zakládá povinnosti zaměstnavatele v těchto oblastech (některé smlouvy, například o dílo, je nezakládají), pak má zaměstnavatel právo po vás rodné číslo požadovat. Jednou formou, jak mu je poskytnete, je uvést je do pracovní smlouvy, to bývá často natolik zvykově zavedeno, že to zaměstnavatel mylně považuje za vaši povinnost a své právo požadovat RČ touto formou. Tento postup však můžete odmítnout a svou povinnost sdělit zaměstnavateli rodné číslo pro uvedené účely splnit jinak – například mu ho poskytnout zvláštním dokumentem čistě jen pro účely zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení.

Poradenskou činnost v těchto oblastech poskytuje též Úřad pro ochranu osobních údajů.