Povinnost poskytovat informace mají státní orgány, orgány územních samosprávných celků, jiné veřejné instituce. Povinnost se dále vztahuje na ty subjekty, které mohou ze zákona rozhodovat o právech, právem chráněných zájmech nebo povinnostech fyzických nebo právnických osob v oblasti veřejné správy (např. lesní stráž, advokátní komora apod.), ovšem pouze ve věcech, ve kterých mají právo rozhodovat.

Tyto instituce zákon uvádí v § 2 odst. 1 a 2 a nazývá je „povinnými subjekty“.

Povinnost poskytovat informace tak mají zejména orgány státu, obce a kraje a jejich orgány. Veřejnými institucemi jsou pak takové subjekty, které byly zřízeny k zajišťování veřejných potřeb, například veřejné zdravotní pojišťovny, Pozemkový fond, ředitelství silnic a dálnic, a dále například firmy zřízené nebo ovládané státem, kraji a obcemi. Jsou povinny poskytovat informace, neboť nakládají s veřejnými prostředky a jsou zřízeny k plnění veřejného účelu.

Povinné subjekty musejí poskytovat pouze informace vztahující se k jejich působnosti. To znamená všechny informace, které mají k dispozici v souvislosti se svou funkcí, činností, spoluprací, následnictvím atd. Nejde tedy jen o informace, které instituce přímo ve své kompetenci vytváří, ale také ty, které například v rámci nějaké spolupráce obdržela, dostala „na vědomí" atd. Z tohoto okruhu tedy lze vyloučit jen ty informace, které opravdu s institucí nesouvisejí, například informace z telefonního seznamu Zlaté stránky, jenž instituce používá.