Ano, místostarosta jednoznačně vystupoval jako veřejná osoba, nikoli soukromě.

Argument, že zaslané názory nepodléhají evidenci podle zákona, je zcela irelevantní. Povinný subjekt poskytuje vše, co má (ne pouze to, co mít musí), což opakovaně potvrdil Nejvyšší správní soud např. v rozsudku ze dne 7. 4. 2015 sp. zn. 6 As 136/2014, v němž se uvádí: "Pokud při vyřizování žádosti o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, povinný subjekt zjistí, že požadované informace má (i když je ze zákona shromažďovat nemusí), je povinen je žadateli poskytnout, nejedná-li se o výluky podle § 7 až § 11 zákona o svobodném přístupu k informacím."

Úřad je nutné považovat za jediný povinný subjekt, nemá proto význam, které organizační složce či součásti je žádost adresována. V tomto ohledu je rozhodující, zda činnost místostarosty (rozeslání dopisu) lze považovat za činnost související s jeho veřejnou funkcí, jelikož samozřejmě není možné žádat úřad o veškeré informace týkající se místostarosty resp. informace, které má místostarosta k dispozici jako soukromá osoba. Zde můžeme jednoznačně odpovědět, že místostarosta vystupoval jako veřejná osoba (uvedení funkce, služební email), informace evidentně mají být použity k dalšímu politickému rozhodování úřadu.

Z toho důvodu platí pro tento případ závěr Nejvyššího správního soudu vyjádřený v rozsudku ze dne  28. 3. 2008 sp. zn. 3 As 13/2007, podle něhož: "Obecní úřad je třeba považovat za jediný povinný subjekt. Úřad není oprávněn odložit žádost o informaci se zdůvodněním, že se nevztahuje k jeho působnosti, pokud se tato žádost týká činnosti jiného odboru či složky téhož obecního úřadu, než byla adresována." Místostarostu lze v tomto smyslu vnímat jako složku ÚMČ.

Nepodstatné je, zda informace má  konkrétní osoba jako představitel povinného subjektu nebo jako soukromá osoba či politik, ale pouze to, zda požadovanými informacemi povinný subjekt reálně disponuje.

Z hlediska právní úpravy nakládání s došlými dokumenty jde o to, že doručené zprávy občanů jsou "dokumentem" podle § 2 písm. e) zákona o archivnictví. Dále § 64 odst. 1 ArchZ stanoví, že úřad je povinen zajistit příjem dokumentů. K tomu pak Vyhláška č. 259/2012 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby v § 2 odst. 1 uvádí, že "V případě doručeného dokumentu předaného veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu ... veřejnoprávní původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo bezodkladné provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí dokumentů příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce."

Povinný subjekt je tedy jasně povinen tyto zaslané zprávy občanů mít, a pokud zjistí, že je nemá, a je povinen tuto nečinnost napravit a opatřit si je, zde konkrétně od příslušného místostarosty, který si odpovědi občanů nechal posílat na svoji služební adresu.

K tomu lze dodat, že podle judikatury se k působnosti povinného subjektu zpravidla vztahují veškeré informace, které získal v souladu s výkonem své zákonné působnosti: "K působnosti povinného subjektu se tedy vztahují zpravidla všechny informace, které má objektivně k dispozici. Tento závěr logicky plyne ze zásady zákonnosti výkonu veřejné moci. Povinný subjekt je povinen vykonávat svou činnost pouze v mezích a způsoby stanovenými zákonem a pokud v rámci své činnosti fyzicky disponuje některými informacemi, mělo by to být pouze v důsledku výkonu jeho zákonné působnosti. Žadatel o informaci tak má právo na sdělení všech údajů, s nimiž povinný subjekt pracuje a jejichž poskytnutí není vyloučeno či omezeno podle § 7 - § 11 zákona o svobodném přístupu k informacím." (rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 7. 5. 2009 sp. zn. 1 As 29/2009)

Co se týče procesního postupu, proti rozhodnutí o odložení žádosti z důvodu, že se žádost nevztahuje k působnosti povinného subjektu, se žadatel může v souladu s judikaturou Nejvyššího správního soudu bránit odvoláním, jinak by takové rozhodnutí bylo nepřezkoumatelné.

Závěr: Úřad odmítl poskytnutí informací neoprávněně. Jelikož místostarosta vystupoval jako představitel úřadu, je nutné na něj hledět jako na součást úřadu městské části. Jím získané informace se proto vztahují k působnosti úřadu. Proti rozhodnutí je možné se bránit odvoláním.