Na věc je třeba jít trochu odjinud:
Pokud žádost požaduje údaje o konkrétní fyzické osobě, pak prakticky všechny informace o ní poskytnuté představují její osobní údaje. V tomto smyslu je jedno, zda takovým údajem je, že se daná osoba v evidenci nevyskytuje, anebo vyskytuje. Vždy tedy bude třeba posoudit jakoukoliv odpověď poskytující informace o dané fyzické osobě z hlediska ochrany osobních údajů.
V takovém případě pak bude vždy nutno zvážit konkrétní okolnosti případu a s využitím testu veřejného zájmu (proporcionality) posoudit, zda je na místě odmítnutí celé žádosti, nebo naopak poskytnutí informace žadateli (a to zřejmě včetně osobních údajů dotčené osoby, které žadatel zná a uvádí je ve své žádosti).
Například to může znamenat:
a) žadatel se táže na významnou veřejně činnou osobu (např. soudce, starosta, vedoucí odboru krajského úřadu), zda se u něj řeší dopravní přestupek. Taková informace se pak poskytne, a to i kladná (ano, řeší) i záporná (neřeší se). Do úvahy (testu proporcionality) je třeba zahrnout i otázku vztahu konkrétního přestupku ke sféře veřejného působení dané osoby. Například u drobného dopravního přestupku vedoucího odboru životního prostředí by veřejný zájem nepřevážil, naopak u soudce by mohl převážit.
b) žadatel se táže na jinou osobu, která není v exponovaném postavení. Pak v naprosté většině nebude možné žádné konkrétní údaje poskytnout, a to ani v případě, že se žádný přestupek neřeší, tak ani v případě, že se řeší. Z hlediska převahy veřejného zájmu (a testu proporcionality) se však mohou vyskytnout odlišné případy – například je někdo veřejně podezírán a osočován, že spáchal přestupek, který veřejnost intenzivně pociťuje. Pak by mohl převážit veřejný zájem na informaci, že podezíraný člověk není pachatelem a nevede se s ním řízení.
Nicméně ve všech případech, kdy se povinný subjekt rozhodne neposkytnout požadovanou informaci, musí zkoumat, zda některé z údajů, o něž se v žádosti týkající se konkrétní osoby žádá, nespadají do kategorie údajů, kterým zákony (Nařízení EU o ochraně osobních údajů, Infozákon) ochranu neposkytuje, resp. ji minimalizuje (viz např. § 8a odst. 2, § 8b a § 9 odst. 2 InfZ). Takovou situací může být například přestupek na úseku střetu zájmů veřejných představitelů.
Ve většině případů (kdy nepřevažuje veřejný zájem) tedy bude správným procesním postupem rozhodnutí o odmítnutí žádosti kvůli ochraně osobních údajů.
(s využitím ROTHANZL, Lukáš. § 8a [Ochrana soukromí a osobních údajů]. In: FUREK, Adam, ROTHANZL, Lukáš, JIROVEC, Tomáš. Zákon o svobodném přístupu k informacím. 1. vydání. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2016, s. 400.)
V případě, kdy převažuje veřejný zájem a poskytuje se informace o tom, že k dané osobě žádná informace neexistuje, dovozuje sice judikatura, že se má vydat rozhodnutí podle § 15 odst. 1 (judikatura hovoří o faktickém důvodu pro neposkytnutí informace – srov. rozsudek NSS č. j. 2 As 71/2007-56).
Ovšem praxe obvykle takové žádosti vyřizuje liberálněji (byť přísně hodnoceno nepřesně) poskytnutím doprovodné informace o tom, že požadovaná informace neexistuje (takové sdělení by pak zřejmě mělo povahu odmítavého rozhodnutí v materiálním smyslu, proti němuž by bylo přípustné odvolání).
(s využitím ROTHANZL, Lukáš. § 8a [Ochrana soukromí a osobních údajů]. In: FUREK, Adam, ROTHANZL, Lukáš, JIROVEC, Tomáš. Zákon o svobodném přístupu k informacím. 1. vydání. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2016, s. 44, 705)
Na formu a náležitosti odložení doporučuji analogicky aplikovat postup podle §14 odst. 5 písm. c) InfZ – odložení z důvodu, že se informace nevztahuje k působnosti povinného subjektu. Odložení by mělo být žadateli sděleno, přičemž toto vyrozumění musí být odůvodněné. S ohledem na výše uvedené okolnosti ochrany osobních údajů by mělo být odůvodněno, proč vůbec povinný subjekt přistoupil k poskytnutí informace – osobního údaje, tedy závěr testu proporcionality. V případě neexistence informace pak věcným odůvodněním může být stručné konstatování, že nebyl nalezen v evidenci.
Co se týká doručení uvedeného sdělení (ovšem citovaný komentář nabádá na základě judikatury v takovém případě vydat rozhodnutí o odmítnutí žádosti), přikláním se k postupům stejným, jako při doručování úkonů podle § 15 InfZ. V zásadě postačí zaslání elektronickou poštou (ovšem prioritu má datová schránka, pokud ji žadatel má). Vhodné je požádat žadatele o potvrzení doručení. Pokud žadatel předem o doručování na svou e-mailovou adresu požádal, pak jdou problémy s případným technickým nedoručením k jeho tíži.
(s využitím ROTHANZL, Lukáš. § 8a [Ochrana soukromí a osobních údajů]. In: FUREK, Adam, ROTHANZL, Lukáš, JIROVEC, Tomáš. Zákon o svobodném přístupu k informacím. 1. vydání. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2016, s. 688)
Co se týká odkázání žadatele na jiné odbory magistrátu, nutno upozornit, že z přísného pohledu jde od počátku o nesprávný postup. I jiné odbory již měly být od počátku zapojeny do vyřízení žádosti (pokud žadatel neupřesnil, jakého typu přestupky jej zajímají). Žádost se totiž týká vždy celého magistrátu, nikoli jednotlivého odboru. Je vnitřní věci, jak magistrát organizuje vyřízení žádosti.
Pokud žadatel již sám vymezil určitý okruh přestupků, lze mu v praxi s odkazem na principy dobré vstřícné správy sdělit, že existuje další okruh přestupků vyřizovaný jinými odbory.
