Přístup k informacím - Otevřená Společnost

Elektronická podoba zápisů z jednání Zastupitelstva a Rady

Jan Votava

9. 2. 2015 | Počet zhlédnutí: 1981 | Počet komentářů: 1

Vyžádal jsem si od města zápisy ze zastupitelstva a z rady města za období 4 let. Město po mě požaduje úhradu, jejíž podstatná část je poplatek za skenování dokumentů. To se mi nezdá správné, když ty dokumenty vyhotovují sami (nejspíš) ve Wordu, měli by tedy mít k dispozici jejich elektronickou podobu rovnou, bez skenování z papírové podoby. Ve spisovém a skartačním řádu se uvádí, že "Spisová služba je vedena elektronicky s použitím aplikace Spisová služba od spol. GEOVAP". Znamená to, že mají uchovávat i elektronickou podobu těch zápisů? Výrobce aplikace tvrdí, že je možné vést jen evidenci elektronicky a vlastní dokumenty uchovávat papírově. (a nebo i elektronicky v aplikaci). Zajímavý mi z tohoto pohledu přijde i par. 5 vyhlášky MV ČR o spisové službě (191/2009), nejsem si ale jist, zda jej lze aplikovat? Z něj by totiž plynulo, že elektronická evidence = elektronické dokumenty Pro lepší představu přikládám část mé korespondence.

Oldřich Kužílek

Poradce pro otevřenost veřejné správy

10. 2. 2015

1) Usnesení zastupitelstva za předchozí období jsou dostupná na webu. Věc se tedy dále týká jen usnesení rady a zápisů zastupitelstva.

2) Ve sporu jde o otázku, zda obec nějakým způsobem uchovává původní strojově čitelnou (digitální) podobu vytvářených zápisů. Pokud je neuchovávala, pak to sice mohla být chyba z hlediska spisové služby a archivního zákona, ale technické řešení stejně neexistuje.

3) Na vedení spisové služby se vztahuje vyhláška 259/2012, která zrušila předchozí vyhlášku 191/2009. Jílové vede spisovou službu v digitální podobě. Přinejmenším za období od přijetí předpisu o spisové služby (r. 2011) bylo povinno uchovávat digitální podobu usnesení a zápisů.

4) Bude vhodné podat zvláštní žádost o informaci, požadující právě informace o tom, zda a jak jsou uchovávány digitální podoby usnesení a zápisů, případně podle kterých ustanovení právních předpisů, případně zda jsou likvidovány.

5) Je třeba podat stížnost proti výši úhrady (do 30 dnů od doručení oznámení o výši úhrady) podle § 16a odst. 1 písm. d), a uvést v ní, že požadované dokumenty vznikaly v digitální podobě (nebo alespoň od 1.5.2011) , že v této podobě měly být nadále uchovávány, že jste nepožadoval poskytnutí ve výsledné obrazové podobě opatřené podpisy ověřovatelů, ale požadoval jste informační obsah dokumentů, a proto napadáte požadovanou výši úhrady jako neoprávněnou. I v případě, pokud by město nemělo již digitální podobu k disposici, šlo by o případ, kdy je jeho povinností mít požadovanou informaci v požadované podobě, a tudíž, pokud ji musí kvůli žádosti teprve vytvořit, nelze již požadovat úhradu nákladů (lze odkázat na rozsudek Hájíček vs. Celní ředitelství Hradec Králové 1 As 141/2011 - 67).

Je možné, že město bude tvrdit, že digitální vedení evidence neznamená uchování digitálních dokumentů. To je bohužel trochu nepřehledné.

6) Doporučuji také uvést, že v podmínkách vedení digitální evidence je vyloučeno, aby bylo potřebné mimořádně rozsáhlé vyhledávání dokumentů v rozsahu 4 hodin při vyhledání zcela základních dokumentů obce, které požadujete.