Na všechny materiály rady máte v zásadě nárok (obec může pouze anonymizovat některé chráněné osobní údaje). Citované ustanovení jednacího řádu rady je protiprávní a navíc není navenek ani ke členům rady nijak závazné.

K právu na informace z jednání rady (tam v podobě zápisů z jednání rady) se jednoznačně vyjádřil již dávno rozsudek Nejvyššího správního soudu ve věci Göttelová x Černošice, kdy dal žadatelce jednoznačně za pravdu, že má právo na zápis z jednání rady, a že skutečnost, že rada jedná neveřejně, neznamená, že by tím byl jakkoliv omezen přístup k informacím, které se na jednání rady projednávají.
Rozsudek najdete zde: http://www.otevrete.cz/soudni-spory-a-kauzy/soudni-spory/gottelova-vs-rada-mesta-cernosice-6-as-402004-59.html.

Postup: Musíte přejít od nezávazného "plkání" pracovníků úřadu k jasnému právnímu postupu. Podejte žádost dle InfZ (viz http://www.otevrete.cz/zadosti-o-informace/zadatel/) a trvejte na jejím řádném vyřízení. Pokud obec žádost odmítne, podáte odvolání, pokud nebude reagovat či pošle jen neformální sdělení, podáte stížnost.