Dožádané město uvádí, že na vyhledání informací požadovaných v pěti položkách žádosti, poskytovaných na výsledných cca 60 stranách, strávila jedna pracovnice 2 hodiny času. Konkrétně uvádí činnosti: „vyhledávání a kopie (scan); vyhledávání, anonymizaci osobních údajů a scanování“. Městský úřad má asi 20 – 25 zaměstnanců.

Doba vyhledávání

Uvedený čas 2 hodin v zásadě může vypadat realisticky. Žádost požaduje 6 typů informací, některé jako jednotlivý dokument, některé jako neurčený počet dokumentů, které nutno vyhledat, a které jsou zčásti charakterizovány pouze příznakem, podle kterého je nutno je vyhledávat (např. zápisů a usnesení z veřejných jednání zastupitelstva města, kde se o pronájmu jednalo, případně zápisů z kontrolního a finančního výboru).

Ve stanovení výše úhrady jsou zřetelné chyby:

Závažné chyby:

Doba vyhledávání není rozčleněna na dobu samotného vyhledávání požadovaných informací, dobu (nesprávně uváděného) kopírování a skenování a na anonymizaci. Není tedy přezkoumatelná, neboť nebude možné posoudit oprávněnost těchto částí vynaloženého času. Komentářová literatura k tomu uvádí: „V případě úhrady za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací je nutné nejen uvést jednotkovou sazbu a počet hodin, po které trvalo vyhledání informací, ale též náležitě odůvodnit, jaké konkrétní činnosti povinný subjekt zahrnul pod vyhledání informace (podrobný popis aktivit pracovníků povinného subjektu, které jsou dle jeho názoru mimořádně rozsáhlým vyhledáváním informací) a v čem spatřuje jeho mimořádnou rozsáhlost (srov. rozsudek KS v Hradci Králové č. j. 30 Af 16/2013-59).“ (Furek, A., Rothanzl, L., Jirovec, T.: Zákon o svobodném přístupu k informacím. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016, 1256 s.)

Uvedení položky „kopie (scan)“ do doby vyhledávání je neoprávněné. Čas na tyto činnosti je již vyjádřen v jednotkové ceně za stranu kopie (skenu), která je vyčíslena zvlášť. Nelze požadovat úhradu téže věci dvakrát.

Čas na anonymizaci se uvádí neoprávněně. Podle judikatury lze čas na anonymizaci nárokovat jen v případě, kdy je rozsáhlá, představuje významnou část času na „vyhledání“ informací (například v případě delších soudních rozhodnutí čítajících desítky stran). Jinak zákon umožňuje požadovat úhradu jen za vyhledání poskytnutých informací, nikoli za vyhledání neposkytnutých (anonymizovaných).

Tento výklad plyne z následujícího: Samotná anonymizace se  rozpadá do tří činností – 1) vyhledání pasáží, vyžadujících posoudit anonymizaci, 2) posouzení takových pasáží, zda skutečně vyžadují anonymizaci, tj. právní posouzení takové pasáže z hlediska ochrany informací, 3) samotné znečitelnění chráněných informací.

Přitom například Nález Ústavního soudu III. ÚS 3339/20 v bodu 47 kategoricky vylučuje ze zpoplatnění právní posouzení resp. právní úvahu o potřebě ochrany určité informace („… úvahu, zda je jejich poskytnutím možné zasáhnout do jiného konkurujícího ústavně garantovaného základního práva či veřejného zájmu <…> nelze považovat za součást mimořádně rozsáhlého vyhledávání informací“). Požadované informace přitom mají takovou povahu, že v jejich struktuře nelze předpokládat velké množství obtížně nalezitelných chráněných informací, když tyto mohou mít povahu prakticky výhradně jen osobních údajů.

Relativní chyby (podle dalších okolností – nutno si vyjasnit):

Zpochybnit dobu vyhledávání by dále bylo možné například tehdy, pokud významná část vyhledávání a také kopírování či skenování nebyla nutná (např. při využití elektronických nástrojů vyhledávání v elektronické evidenci, anebo pokud některé dokumenty již existovaly v elektronické podobě, např. word, pdf a mohly tak být poskytnuty bez skenování či kopírování).

Limit mimořádně rozsáhlého vyhledávání v případě Lomnice nad Metují

Zpoplatnit lze pouze „mimořádně rozsáhlé vyhledávání“. Zákon neurčuje a neobsahuje přímé vodítko, při jakém rozsahu vyhledávání je tento limit překročený a lze jej zpoplatnit. Sazebník úhrad, zveřejněný na webu města tuto věc formuluje chybně, protože zní tak, že se zpoplatňuje jakýkoliv časový úsek vyhledávání. To je protiprávní. V podmínkách daného města lze dobu 2 hodin spíše považovat za blízkost hranice „mimořádně rozsáhlého vyhledávání“. Z výzvy k úhradě nákladů ale není nijak patrné, jak povinný subjekt došel k závěru, že již hranice byla překročena.

Dobu dvou hodin neuznal soud za „mimořádně rozsáhlé vyhledávání“ v případě MČ Praha 13 (rozsudek NSS č. j. 5 As 35/2016. Úřad MČ Praha 13 je však násobně větší, než úřad Lomnice n. M.)

V jiném případě sporu o výši úhrady u města Šlapanice (rozsudek Okresního soudu Brno-venkov v rozsudku č.j. 29 C 55/72011; šlo o následný civilní spor o vrácení úhrady jako bezdůvodného obohacení) soud také neuznal  2 hodiny za „mimořádně rozsáhlé vyhledávání“. Soud uvedl například: „V daném případě nebylo na místě použít zákonného omezení práva žalobkyně v tom smyslu, aby žalovaný žádal úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací, neboť v tomto případě o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací nemohlo jít. Mimořádně rozsáhlé vyhledání informace by se muselo vymykat běžné činnosti pracovnice úřadu, která je pověřena vyřizováním žádostí o informace, muselo by zabrat mimořádně velký časový prostor, žádost by musela být mimořádně složitá či mimořádně neurčitá, její zpracování by si vyžádalo mimořádné úsilí.“  Přitom v daném sporu šlo o zhruba srovnatelný rozsah požadovaných informací: „Soud po provedeném dokazování listinami a posouzení celé věcí dospěl k závěru, že v daném případě se o mimořádně rozsáhlé vyhledání informace nejednalo. <…> žalovaný úhradu vyčíslil za vyhledání šesti položek specifikovaných v žádosti žalobkyně o informaci, kdy těmito položkami byly již citované smlouvy, a to plánovací smlouva - 14 listů formátu A4, kupní smlouva - 7 listů formátu A4, smlouva o uzavření budoucí smlouvy - 14 listů formátu A4, smlouva o zřízení předkupního práva - 13 listů formátu A4, smlouva o vzájemné spolupráci - 5 listů formátu A4, zápisy ze všech jednání města Šlapanice a CTP Invest spol. sr.o. 4 25 listů formátu A4, jednalo se tedy o 6 dokumentů, které žalobkyně přesně specifikovala ve své žádosti o poskytnutí informace. Žalovaný považoval jejich kompletaci za mimořádně rozsáhlé vyhledávání informace, jelikož bylo nutno některé smlouvy vyhledat v archivu na pracovišti v Brně. Dle názoru soudu vyhledání a pořízení fotokopie dokumentů v celkovém rozsahu 65 stran, s přihlédnutím ke skutečnosti že, požadovaných dokumentů bylo celkem 6, byly v žádosti zcela jednoznačně identifikované, není možné považovat za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací.“

Soud navíc zdůraznil ústavní rozměr práva na informace a funkce úhrady nákladů jako pouze výjimečného prostředku, pro jehož použití musejí existovat zvláštní důvody: „Žalovaný <město Šlapanice> se svým výkladem postavil do rozporu s principy zákona, neřídil se zásadou výkladu ve prospěch práv a svobod, dle názoru soudu svým výkladem míří ke zneužívání možných omezení stanovených v zákoně a takový výklad zužuje ve svém výsledku faktický rozsah práv na svobodný přístup k informacím. Nelze ke každému žadateli a priori přistupovat v tom smyslu, že je třeba žádat po něm takovou úhradu za poskytnutí informace, aby se nestalo, že by svými žádostmi zahltil činnost úřadu. Žalovaný je povinným subjektem ve smyslu zákona o svobodném přístupu k informacím, je třeba, aby se tímto zákonem řídil, aby svou organizaci přizpůsobil k tomu, aby mohli občané nerušeně užívat svých ústavou zaručených práv. Aby se žalobce uchránil od žádostí na informace, které jsou zneužitím práva na informace ze strany žadatele, je třeba, aby svou připadnou ochranu před takovým zneužitím vtělil do sazebníku úhrad, např. zohledněním počtu žádostí za určitě období, apod., tak, aby se ochrana žalovaného uplatnila skutečně pouze v případech žadatelů, jejichž žádosti mají charakter obstrukční až šikanozní, tedy zneužívající práv. V daném případě nebylo na místě použít zákonného omezení práva žalobkyně v tom smyslu, aby žalovaný žádal úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací, neboť v tomto případě o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací nemohlo jít.“

Aby tedy povinný subjekt mohl označit 2 hodiny za „mimořádně rozsáhlé vyhledávání“, musel by to mnohem přesvědčivěji a výslovně prokázat a také uvést ve výzvě k úhradě nákladů. Komentářová literatura k tomu uvádí: „Povinný subjekt kromě toho musí též prokázat, že se v daném případě skutečně jednalo o vyhledávání, které bylo mimořádně rozsáhlé, tedy musí objasnit, v čem spočívala jeho mimořádná rozsáhlost (např. musí doložit, že informace byly uloženy na více pracovištích povinného subjektu, v čem spočívala pracnost zpracování odpovědi na žádost o poskytnutí velkého množství různorodých informací apod.). Odůvodnění mimořádné rozsáhlosti vyhledání informace je rovněž nutné uvést ve výzvě žadateli k úhradě nákladů podle § 17 odst. 3.“ (Furek, A., Rothanzl, L., Jirovec, T.: Zákon o svobodném přístupu k informacím. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016, 1256 s.)

Nesoulad se Sazebníkem a jeho nejasnost

Ve vztahu k sazebníku dále vyvstávají dvě nejasnosti:

1) ve výzvě se za kopírování dokumentů na formát A4 požaduje 70 Kč. Sazebník uvádí jednotkovou cenu 2 Kč za A4, což by znamenalo 35 stran. Výzva k úhradě však uvádí „kopie A4 (scan) 56 stran (scan 1- 4 strany …5 Kč)“. Tyto údaje jsou v rozporu. Není ani jasné, kolik stran se má skenovat. Výzva je proto zmatečná.

2) Sazebník je ve vztahu k mimořádně rozsáhlému vyhledávání nesprávně, nejasně formulovaný. Uvádí „Za každou započatou hodinu práce zaměstnance úřadu - 350,00 Kč“. To je však v rozporu s ustanovením zákona, že zpoplatnit lze jen od limitu „mimořádně rozsáhlého vyhledávání“. Výzva ani sazebník neobsahuje nic o tom, do jaké doby by vyhledávání bylo bezplatné a od jaké zpoplatněné. I proto je výzva zmatečná a nepřezkoumatelná (resp. nepřezkoumatelné by bylo případné rozhodnutí o odložení žádosti pro nezaplacení úhrady).

Doporučení

Bez znalosti dokumentů a informací, které ve výsledku budou poskytnuty, a též formy a formátu jejich uložení, nedovedu posoudit, zda požadovaná úhrada za vyhledávání odpovídá skutečnosti. Nicméně množství závad v postupu povinného subjektu umožňuje celkem snadno se proti němu bránit.

Nicméně zdůrazním, že pokud by požadovaná úhrada spíše odpovídala skutečnosti, pak není rozumné „vozit se“ na formálních závadách, které lze namítat. Výhodou pak je, že se spor nevyhrocuje.

Pokud si z předchozí znalosti jste jistý, že výše úhrady, resp. zejm. 2 hodiny vyhledávání, zdaleka neodpovídá skutečnosti, pak je možné proti výši úhrady brojit dvojí cestou:

a) proti výzvě podat stížnost podle § 16a odst. 1 písm. d) InfZ. V takovém případě informace nedostanete do vyřešení stížnosti. Ve stížnosti se uvedou zejména nejasnosti, které uvádím výše. Lhůta pro podání této stížnosti je 30 dnů ode dne doručení sdělení – výzvy k úhradě.

V případě tohoto postupu je vhodné ve stížnosti uvést návrh na řešení, například takto:

„Návrh

Navrhuji, aby povinný subjekt postupem podle § 16a odst. 5 InfZ do 7 dnů ode dne, kdy mu stížnost došla, stížnosti zcela vyhověl tím, že sníží úhradu ve smyslu vznesených námitek. Konkrétně navrhuji, aby upustil od požadavku na úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledávání, a aby úhradu za kopie a skenování upravil tak, že bude odpovídat sazebníku a počtu kopií či skenů.

V případě, že povinný subjekt nebude postupovat uvedeným způsobem, navrhuji, aby nadřízený orgán postupem podle § 16a odst. 7 InfZ výši úhrady snížil tak, jak uvádím výše, případně s ohledem na zmatečnost jejího stanovení až na nulu. Přitom – jelikož „dostupné informace o právním a skutkovém stavu nevyvolávají důvodné pochybnosti“ (povinný subjekt nezpochybňuje, že informace lze poskytnout) povinnému subjektu přikázal požadovanou informaci poskytnout ve lhůtě, která nesmí být delší než 15 dnů ode dne zaplacení úhrady, a pokud úhradu sníží na nulu, pak bez zbytečného odkladu.“

b) požadovanou úhradu zaplatit, informace obdržet a následně – v civilním sporu (srov. citovaný rozsudek ke Šlapanicím) – požadovat její vrácení. Takové spory jsou běžné, výhodou je, že napadení výše úhrady se již opírá o znalost, co vlastně bylo poskytnuto, zda to vyžadovalo takový rozsah vyhledávání a kopírování (např. místo listinné kopie bylo možno beznákladově poskytnout elektronickou kopii). Nevýhodou je eskalace sporu podáním civilní žaloby. To lze zmírnit tím, že při zaplacení úhrady žadatel tento svůj zamýšlený postup již povinnému subjektu sdělí, protože s výší úhrady nesouhlasí, ale volí daný postup jednak pro získání informací, jednak pro lepší objasnění otázek výše úhrady.