K otázce získání strojově čitelného formátu smlouvy:
1) je třeba sdělit firmě, že bez toho, aby dodali smlouvu ve strojově čitelném formátu (§ 5 odst. 1 ZRS), případně formátu umožňujícím úplné strojové zpracování textového obsahu (§ 8 odst. 7 ZRS), s nimi nemůžete uzavřít smlouvu. Jejich právníci by to měli vědět. Obava z úpravy je čirý nesmysl, upravit lze i podobu v pdf či jakémkoliv jiném formátu. Zveřejněná podoba v registru smluv navíc nemá platnost smlouvy, vždy platí jen skutečně uzavřená (podepsaná) smlouva.
2) pokud se jednáním nepodaří překonat odpor firmy proti postupu podle bodu 1 a povinný subjekt přesto chce či nutně potřebuje s tímto nevzdělaným a nespolupracujícím dodavatelem smlouvu uzavírat, existují tyto postupy:
a) od firmy se podaří získat zcela kvalitní forma pdf, vytvořená přímým uložením z wordu do pdf. Tento formát splňuje podmínky formátu umožňujícím úplné strojové zpracování textového obsahu (§ 8 odst. 7 ZRS) a až do r. 2023 jej lze použít pro řádné zveřejnění v registru smluv.
b) smlouvu naskenovanou z listinné podoby pomocí procesu OCR doplníme o textovou vrstvu. Takto vytvořenou textovou vrstvu okopírujeme a vložíme do pomocného souboru v běžném textovém editoru (např. word). Čtením zkontrolujeme, zda se při procesu OCR podařilo správně vytvořit skutečně úplný textový obsah. Pokud ano, formát splňuje podmínky formátu umožňujícím úplné strojové zpracování textového obsahu (§ 8 odst. 7 ZRS) a až do r. 2023 jej lze použít pro řádné zveřejnění v registru smluv.
c) pokud při procesu OCR vznikly drobné chyby, opravíme je a takto opravený dokument v textovém editoru (např. word, formát docx) zveřejníme v registru smluv. Jako přílohu lze (čistě pro přehlednost) zveřejnit také oskenovanou podobu, v níž však jsou ony drobné chyby.
d) proces OCR není schopen v dostatečné míře provést doplnění správné textové vrstvy, většina textu je nečitelná, nesprávná, zpřeházená, nepřečtená apod. Pak nezbývá než smlouvu kompletně ručně přepsat v textovém editoru (např. word) a v tomto formátu (např. docx) ji zveřejníme v registru smluv. Jako přílohu lze (čistě pro přehlednost) zveřejnit také oskenovanou podobu bez textové vrstvy.
K otázce objednávek psaných e-mailem:
Zákon vyžaduje zveřejnění „elektronického obrazu textového obsahu smlouvy“. Objednávka je formou uzavření smlouvy, pokud je smlouva uzavřena nějakým potvrzením objednávky (potvrzení nemusí být písemné, může nastat i samotnou realizací objednávky). Pokud objednávka obsahuje plný textový obsah smlouvy, tedy především podstatné náležitosti, jimiž je:
a) strany smlouvy
b) předmět smlouvy
c) cena za plnění smlouvy
d) datum uzavření smlouvy
pak nic nebrání tomu, aby jako textový obsah smlouvy byla v registru zveřejněna právě tato „objednávka“. Jelikož registr smluv přijme pouze dokumenty ve stanovených formátech, je nutno textový obsah vykopírovat z e-mailu (např. v MS Outlook jde o formát msg) a vložit do textového editoru – do dokumentu s přípustným formátem (typicky docx, odt, případně rtf, txt). Ten se pak vloží do registru smluv. Změny v grafickém podání nehrají roli.
Pokud některá z podstatných náležitostí smlouvy v objednávce není, nic nebrání tomu, aby se v textovém dokumentu (např. word / docx) k okopírovanému obsahu objednávky doplnil chybějící údaj (např. „smlouva byla uzavřena dne 13. 8. 2020 telefonickým potvrzením ze strany dodavatele“).
