Přístup k informacím - Otevřená Společnost

Audiozáznam zastupitelstva obec skartuje

Jan Mech

24. 5. 2017 | Počet zhlédnutí: 1984 | Počet komentářů: 1

Požádal bych vás o komentář k podtrženým větám. Jestli mají povinnost 10 let zvukový záznam uchovávat a jaký zvolit další postup.

Přikládám korespondenci mezi učitelem a starostkou obce:

Učitel píše:

Z odpovědi starostky je bohužel zřejmé, že s případným doplněním zápisu vedení obce nepočítá. Po smazání audiozáznamu ze zasedání zastupitelstva neexistuje možnost, jak více než hodinovou diskusi mezi občany a zastupiteli objektivně zrekonstruovat.

Co z toho vyplývá?

Že diktatura začala.

A že si na příští jednání zastupitelstva beru vlastní diktafon :-)

Odpověď starostky zde:

Dobrý den přeji, pane XXXX.

Dne 18.5.2017 obdržela podatelna obce Libhošť na svou elektronickou adresu, a starostka obce Libhošť na svou elektronickou adresu, Vaši žádost o „zpřístupnění kompletního audiozáznamu z jednání Zastupitelstva obce Libhošť dne 6.4.2017“, podanou ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 106/1999 Sb.“).

Podle § 14 odst. (2) zákona č. 106/1999 Sb., uvede fyzická osoba v žádosti jméno, příjmení, datum narození, adresu místa trvalého pobytu, nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu, adresu bydliště a adresu pro doručování, liší-li se od místa trvalého pobytu nebo bydliště. Vaše žádost ze dne 18.5.2017 tyto požadované náležitosti neobsahuje. Obec Libhošť, jako povinný subjekt, však tuto skutečnost nepovažuje za nedostatek údajů o žadateli, neboť některé tyto údaje byly obsaženy ve Vaší předchozí mailové korespondenci. Navíc jste, jako žadatel, povinnému subjektu (zaměstnancům obce Libhošť) osobně známý, Vaše osoba je tedy jednoznačně identifikovatelná i bez uvedení data narození.

K Vašemu požadavku uvádí obec Libhošť následující:

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, ve svém ust. § 95 odst. (1) stanoví: „O průběhu zasedání zastupitelstva se pořizuje zápis, který podepisuje starosta nebo místostarosta a určení ověřovatelé. V zápise se vždy uvede počet přítomných členů zastupitelstva, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení.“ Toto zákonné ustanovení je pro obce právně závazné.

Z uvedené citace ustanovení je zřejmé, že způsob, jakým je zápis pořízen, není nijak specifikován; v tomto smyslu zákon nic neukládá, nenařizuje ani nevyžaduje. Je tedy na každém zastupitelstvu, jaký postup zvolí. V našem případě zastupitelstvo do funkce zapisovatelky (= pořizovatelky zápisu) schválilo zaměstnankyni Obecního úřadu Libhošť, paní Moniku Kalíškovou. Žádný způsob, jakým má být zápis pořízen, ale nestanovilo a nestanovil jej ani Jednací řád zastupitelstva. V průběhu času se ustálil obvyklý postup, kdy je při zpracovávání zápisu využíván také audiozáznam. Tento však slouží pouze pro potřebu zapisovatelky pro případné upřesnění ručně vedených záznamů, jako pracovní pomůcka či technická podpora. Po zpracování zápisu je záznam smazán, protože zařízení má omezenou kapacitu a je využíváno i pro jiné účely. Povinnost tento audiozáznam uchovávat není ničím a nikým uložena ani vyžadována. Rovněž není ničím a nikým vyžadována povinnost pořizovat kompletní přepis tohoto audiozáznamu.

Vaší žádosti tedy není možno vyhovět, protože požadovaný audiozáznam již není k dispozici.

Standardní podoba zápisu ze zasedání Zastupitelstva obce Libhošť, konaného dne 6.4.2017, je jako obvykle zveřejněna na webových stránkách obce http://www.libhost.cz v sekci „Obecní úřad“.

S pozdravem

Ing. Helena Šimíčková starostka

Oldřich Kužílek

Poradce pro otevřenost veřejné správy

24. 5. 2017

Nejlepším doporučením pro danou situaci je – jak uvádíte – pořídit vlastní záznam jednání zastupitelstva. V tom nikomu nelze bránit. Je však nutno upozornit, že pokud se na záznamu objeví některé, v zásadě spíše výjimečné typy „příliš osobních informací“, nelze takový záznam volně šířit na internetu, je třeba ho nejprve v těchto pasážích anonymizovat (vypípat). Podrobnosti najdete v naší příručce ZDE.

Vést spor o samotný záznam, pořízený obcí, by bylo poměrně komplikované. Znamenalo by to jednu z variant:

Požádat tak, aby žádost dorazila v okamžiku, kdy záznam ještě není smazaný, a s oporou v § § 7 odst. (3) archivního zákona, podle kterého lze dokumenty skartovat pouze tehdy, pokud „jsou nadále nepotřebné pro činnost původce“. Vycházet z takového výkladu archivního zákona, že jakýkoliv obcí pořízený záznam je „dokumentem“ a vztahuje se na něj skartační lhůty (tedy ho nelze skartovat dříve, zde by šlo pravděpodobně o lhůtu 5 let). Tento spor však naráží na stanovisko archivní správy Ministerstva vnitra, která označuje tyto záznamy za pouhou „pomůcku“, tedy nikoliv „dokument“, na který se výše uvedené pravidlo vztahuje.
Vést spor k soudu tak, aby soud musel rozhodnout, zda výše uvedené stanovisko archivní správy Ministerstva vnitra je správné. Je možné, že by ho soud neuznal a rozhodl, že zvukový záznam je „dokument“ a vztahují se na něj pravidla skartace. Nelze však odhadnout, s jakou pravděpodobností by takto soud rozhodl.