Situaci a postup jste popsal v zásadě správně, nicméně v detailech je dobré ji upřesnit.
A) jako zastupiteli: Poskytované informace se nijak neanonymizují. Výjimkou by byly tzv. „citlivé osobní údaje“ typu zdravotních (dle čl. 9 Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů, dále zkratka ON) – například by pro jednání sociální komise byly k disposici údaje o nemoci žadatele o sociální byt – pak lze takové údaje poskytnout pouze těm členům komise, kteří je skutečně potřebují pro rozhodování tohoto orgánu, ne však zastupiteli, který není členem takové komise). Jinými slovy i zastupitel potřebuje k přístupu k takovýmto citlivým osobním údajům užší, speciální důvod, než jen členství v zastupitelstvu.
Poučení
Při poskytnutí informací je třeba zastupitele poučit, že případné osobní údaje získává jako člen zastupitelstva a pokud by je použil nad rámec výkonu svého mandátu (ten je povinen vykonávat osobně), ocitl by se v postavení samostatného „správce údajů“. Měl by tak řadu povinností podle ON a s údaji by směl nakládat pouze za přísných podmínek ON, pod rizikem sankcí Úřadu pro ochranu osobních údajů a v případě rozsáhlého zneužití i trestní sankcí za neoprávněné nakládání s osobními údaji (§180 trestního zákona). Poskytnutí informací však nelze podmiňovat podpisem či potvrzením takového poučení, které totiž platí i bez jeho předání – neznalost zákona neomlouvá. Obec však potřebuje umět doložit, že takové poučení zastupiteli předložila, například lze poučení uvést v e-mailové zprávě, kterou mu informace poskytuje.
Zabezpečení
Dále třeba upozornit, že obec je odpovědná i za přenos osobních údajů. Pokud tedy členu zastupitelstva poskytuje například běžným e-mailem informace, obsahující osobní údaje, které by se jiným osobám nemohly poskytnout, musí například přiložený soubor s informacemi zašifrovat a heslo sdělit zastupiteli jinou cestou, nejlépe SMS. To je přínosné i tím, že si tak zastupitel lépe uvědomí, že má povinnost údaje chránit.
B) jako občanovi: Teoreticky je možné rozlišovat mezi rozsahem přístupu k informacím občana na rozdíl od zastupitele. (Občan má právo pouze na úplná znění usnesení a zápisů zastupitelstva a usnesení rady, výborů a komisí, tedy i na osobní údaje v rozsahu, v němž v originálech těchto dokumentů jsou uvedeny). Nicméně v tomto konkrétním případě je to zbytečné, protože povinný subjekt ze své úřední činnosti ví, že uvedený občan je též členem zastupitelstva. Proto i v případě, kdy žádá „jako občan“, postupuje podle předchozího odstavce A).
V případě poskytnutí informací s chráněnými osobními údaji občanovi platí obdobně, co bylo řečeno o poučení a o zabezpečení.
C) jako jednateli firmy: Poskytované informace se anonymizují. Žádá-li osoba jako jednatel firmy, je žadatelem firma. Na tu se přirozeně nevztahují ustanovení zákona o obcích, která zvyšují informační práva člena zastupitelstva nebo občana, jak uvedeno výše. Žádost podaná za firmu znamená, že v rámci firmy se s poskytnutými informacemi mohou seznamovat i osoby, které oproti jednateli (v tomto konkrétním případě) nejsou zastupiteli nebo občany. Rozsah poskytnutí tedy musí být zcela stejný, jako jakékoliv cizí osobě, která nemá žádný privilegovaný přístup k informacím.
Rozsah anonymizace není absolutní (například samozřejmě neanonymizujeme údaje o představitelích radnice, o kupci obecního pozemku apod.). Je dán především Infozákonem (§ 8a, 8b zák. č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím). Podle těchto ustanovení lze volně poskytovat osobní údaje „o veřejně činné osobě, funkcionáři nebo zaměstnanci veřejné správy“, a také o „příjemci veřejných prostředků“. Rozsah takto poskytovaných osobních údajů plyne z uvedených ustanovení (např. u kupce obecního pozemku se neposkytne plné datum narození ani přesná adresa, ale jen rok a obec, viz § 8b odst. 3 Infozákona). U osobních údajů tedy platí princip obecné důvěrnosti, tedy že anonymizujeme všechny osobní údaje, u kterých žádný právní předpis neumožňuje jejich poskytnutí (což uvedená ustanovení § 8a a 8b Infozákona umožňují ve výše popsaných případech).
Jelikož se v tomto případě poskytují výhradně veřejně volně dostupné osobní údaje, není nutno zajišťovat poučení a zabezpečení.
Poznámka: Prosím dejte vědět, zda opravdu trváte na nezveřejnění dotazu (nezaklikl/a jste možnost zveřejnění). Považujeme jej za velmi zajímavý a odpověď za užitečnou pro další uživatele. Pokud souhlasíte se zveřejněním (dotaz jsme anonymizovali), napište prosím na kuzilek@otevrete.cz.
